辦公室文祕如何做好上報資訊的再加工

只要你不是在最基層的村、社群(居委會)做文祕綜合，那麼你都會有接收下級單位報送資訊稿的經歷。如果你真正幹過這事，那還真不是好乾的事?為啥，我有發言權。曾分管過街道一級的黨政辦，也見過村(社群)上報的各類資訊，八個字來形容吧：慘不忍睹、不忍直視。作為村、社群(居委會)報送如此資訊其實也可以理解，大多是沒學歷、沒文化、雜務纏身的大媽，還有一些當地幹部的.家屬，能好好報資訊已實屬不易。

報上來的稿件五花八門，問題缺實不少,正如王群老師《品學公文》中所列的那些問題(語句表達有重組)。

第一類：結構凌亂，表述不清，邏輯混亂，但基本事實準確。

第二類：資料前後矛盾，事實不準，需進一步核對。

第三類：問題重要但內容不完整，需繼續補充完善。

第四類：一堆廢話中還有丁點可用的乾貨。

第五類：整體還行，但篇幅太長，需進行壓縮報送。

第六類：文字上有毛病，需進一步加工精煉。

以上所述，不是某一地區、某一單位或某些個人存在的問題，而是基層的普遍現象(越到上級部門就越規範、報送質量就越好)。那麼應該怎樣來加工?按看、改、查三步驟來做就挺好的。

　　一、看。如何看?

書讀百遍，其義自見。這個看，還是帶著默讀或朗誦地去看為好(在之前的文章和講座中筆者也專門為大家介紹過朗讀對公文寫作的諸多好處)。修改前多花點時間，採用朗讀和閱看原文的方式，多思考、多想想，想法成熟了再修改。

　　二、改。如何改?

修改是加工的必然步驟。修改當中要把握好先改大處、後改細部的加工順序。一是把多餘的內容刪掉;二是調整結構，安排好段落;三是修改細部，把語言進一步優化;四是回頭通觀全文，再確實標題。

有人會有疑問，為什麼最後才改標題?這是因為標題是要體現主題、主旨，也是就中心思想、主要意圖和主要目的的。主要是擔心內容改得太多，主旨有變化，那最先定標題，就怕標題沒辦法承擔新的主旨。所以，標題應最後修改。

　　三、查。如何查?

查，實際就是審讀。在我們生活當中很多不注重的小細節，到了公務文章中就是大事件。譬如領導稱呼、排名順序、各類統計資料等你。出了錯，首先要拿祕書是問。把名字打錯、把排位搞錯、把GDP資料搞錯，領導能饒你。說不定就找個理由把你擼了。