如何做好辦公室收發文

公文處理是指對公文的撰寫、傳遞與管理，它是使公文得以形成併產生實際效用的全部活動，是機關實現其管理職能的重要形式。公文處理工作是辦公室工作的重要內容，做好公文處理工作，既是夯實管理基礎，又是規範工作流程的需要。公文處理水平直接體現辦公室工作的服務態度和服務水平，更重要的是影響企業和領導幹部的工作效率、作風。

　　一、收文處理程式及要求

(一)收文處理流程

簽收→登記→收轉→對黨委及辦公室的檔案擬辦→主管校領導批示→傳閱或承辦→催辦、查辦→收回檔案或辦理情況反饋→複查歸檔

1、校內各單位向黨委報送的請示、報告、彙報等材料的處理程式：

(1)稽核來文是否符合行為規範，是否符合行文的規定。

(2)進行收文登記。

(3)按所送檔案的籤批意見，送有關領導閱示。

(4)按領導的批示意見辦理。

(5)將處理完畢的來文退還報送單位。

2、上級領導部門來文的處理程式：

(1)通知、指示類的檔案應在登記後將“檔案處理單”貼附在檔案首頁前。

(2)交黨辦主任簽寫辦公室擬辦意見。

(3)按照主任意見轉有關職能部門或黨委領導批示。

(4)檢查來文的辦理、落實情況。

(5)將指示性檔案及有關報道本校情況的來文存檔。

3、 校外單位來往函件的處理程式：

凡標有“河南工程學院黨委收”、“河南工程學院黨委辦公室收”或其他未指明黨委哪位領導個人親收的信件，黨辦機要員均應拆閱、登記、分類，按下列規則辦理：

(1)屬於群眾來信的，按信訪工作程式處理。

(2)屬於函調的，轉交組織部處理。

(3)黨內刊物徵訂單，屬於黨辦負責訂閱的刊物自行處理，其它的訂單轉宣傳部處理。

(4)屬黨辦職責範圍的事項，重要的應報主任閱處;一般的由機要員處理。

(5)將函件轉交其他職能部門時，應履行簽收手續。

(二)收文工作要求：

1、必須做到準確、及時、保密，不拖拉不積壓。

2、應熟悉校領導的職責分工、主管單位，瞭解各職能部門的職責範圍。

3、根據檔案內容分輕重緩急及時送閱，遇有急件應在送領導閱批的同時，先影印一份送職能部門考慮承辦意見。

4、組織傳閱時，應採取以機要員為中心點的.輻射方式，避免傳閱物件之間的交叉式傳閱。

5、如遇領導同志閱文時間過長，應及時提醒。

6、及時催辦，定期檢查檔案承辦情況。

　　二、發文處理程式及要求

(一)發文處理流程

擬稿→核稿→會籤→簽發→編號→列印→校對→印製→蓋章→送發→歸檔。

1、擬稿

(1)黨委系統的發文種類一般為通知、請示、報告、批覆、決議、決定、指示、條例、規定、會議紀要等，擬稿人員應按領導要求和檔案內容加以選定。

(2)書寫格式、行文規則應遵照執行上級及《河南工程學院關於公文處理的若干規定》。

2、核稿

由擬稿部門負責人或黨辦主任對文稿內容和發文名義進行稽核。

(1)黨委的工作計劃、學習安排、中層黨務領導幹部的任命、校黨委對下屬單位請示的批覆、校黨委向上級機關的請示和報告、轉發上級黨的領導機關的檔案均應以黨委名義發文。

(2)一般事務性通知，轉發黨委其他職能部門的具體事務性安排、對同級對口單位的函件應以黨委辦公室名義發文。

3、簽發

(1)送領導簽發的應是校核、修改後的稿件。

(2)以黨委名義上報或下發的檔案由黨委書記或主管副書記簽發。

(3)黨委各部門代黨委起草的檔案應先交黨辦，不要直接送主管書記簽發。

(4)以黨委辦公室名義發出的檔案材料，由黨辦主任簽發。

4、編號

(1)以黨委名義專項上報的材料編號為：同委()第 號。

(2)以黨辦名義專項上報的材料編號為：同委辦()第 號。

5、列印

經簽發、編號後的檔案送交打字室列印。

6、校對

一般由黨辦文書校對，重要的檔案須交黨辦主任進行二次校對。

7、印製

校對後將清樣返還打字室更改，核對好報頭紙、注清份數後印制。

8、蓋章

(1)以黨委名義發出的檔案，必須由黨委書記或主管書記簽字後，蓋黨委印章。

(2)以黨辦名義發出的檔案，由黨辦主任簽字後，蓋黨辦印章。

9、送發

(1)一般黨委檔案應上報上級黨委等機關;下發院內機關各部處、基層黨總支、直屬黨支部;送本遼領導。

(2) 黨辦檔案報校領導，發機關各部處、基層黨總支、直屬黨支部等。

10、歸檔

(1)平時按照存檔歸檔要求，做好預立卷工作。

(2)按年度將黨委檔案、黨辦檔案分別組卷存檔。

(3) 按檔案號順序將每份檔案的原稿、正本整理好並編號。

(4)用計算機按照存檔要求列印卷內目錄。

(5)每年6月底前，將上一年度的檔案移交學院檔案室。

(二)發文工作要求：

1、瞭解本級黨委的職權範圍和隸屬關係，弄清行文關係。

2、起草檔案時要深入調查研究，正確領會和準確體現黨委領導的意圖。

3、檔案編號由專人負責，填寫文號登記本。

4、傳送檔案要力爭快捷，注意時效。