文秘人员如何办好公文?

文秘人员主要的工作就是办文、办会、办事。其中，办文是文秘人员最基本的工作，也是最难做好的工作。文秘人员如何办好公文?

我认为，写材料不同于一般写作，文笔好、套路通、格式对，未必就能写好公文材料，因为这三者可能只是公文写作的基本手段、工具和途径，而内容才是公文写作的关键。事实上，如果公文没有充实的内容，就难免空洞无物、文不对题、不知所云，不可能产生任何公文功效和价值。这样的公文向上报，则无法反映情况、争得支持；向下发，则无法凝聚人心、统一思想、指导工作；横向送，则无法沟通情况、求得协同；放在内部用，则无法总结得失、查找问题、推动工作。那么，公文的内容来自哪里？绝对不是凭几个文秘人员“拍脑袋”凭空想出来的，也不是拼拼凑凑摘抄出来的，而是主要来自于一个单位主要领导及其团队的所思、所想、所见、所闻和所为，以及实际工作的开展情况。从这点上说，公文材料从一个侧面代表了一个班子特别是主要领导的思想高度、履职能力和领导水平。事实也是这样，没有主要领导或分管领导的认可和签发，没有一个公文可以发出去、可以产生实际效应。平时我们说的文责自负，其责任主体只能是主要领导或分管负责人。那么，公文质量是否与文秘人员没有丝毫联系呢？这肯定也是不对的。如果文秘人员基本素质好，且善于学习、勤于思考、勤奋工作，特别是在广泛积累的基础上融会贯通地应用，就可以辅助单位领导把公文办得更好。因此，作为一名合格的文秘人员，不能简单作为单位领导的小跑腿、传声筒、留声机，而更应融入整个团队成为单位工作的参与者、策划者、辅政者。只有这样，代拟的公文才能真实反映单位实际、体现领导意图、履行单位职能，才能通过公文来更好地指导面上工作、推动事业发展。这里，围绕办好文，与大家分享我对办文规律的认识和把握。

第一，文秘人员办好文，要参与单位重要工作和熟悉相关情况。我们也经常看到这样一种现象：写的人不做，做的人不写。如上面要求某单位报一份材料，多半由该单位办公室同志捉笔代劳。让人揪心的是，这些办公室同志从未参与过这项工作的推进，只是看其他科室同志报来的情况以及他们的`臆想，整合一下了事。设想一下，这样的上报材料质量能高吗？在“两办”这段日子，我们经常看一些单位上报的会议精神贯彻落实材料，情况很糟糕，基本上是小办公室在应付大办公室，因为这些小办公室同志根本就没有参加过区里会议，连区领导讲话也因未下发而没看过，这样的上报材料难免是牛头不对马嘴、瞎说一气，有时几个街镇上报的材料基本雷同，有相互抄袭的嫌疑。相对而言，我就比较幸运，在“两办”工作的八年里，一直有机会旁听各类会议，特别是跟随区政府主要领导参与其绝大部分会议和活动，翻看其参加市里会议的笔记以及会议材料。即便如此，有些材料自感写不出、写不好，但主要领导也不埋怨。他认为，毕竟我不了解情况，写不出来很正常，于是他就自己动手撰写、补充和修改文稿。基于这一因素，区府办一直要求文字口同志必须旁听区长办公会、区政府常务会议以及区政府其它重要会议，有时还要求他们跟随区政府领导一起调研。

第二，文秘人员办好文，要积极开动脑筋听会和录音整理领导讲话。我们说，言为心声，文如其人。公文既然是由领导签发，其实质就代表领导和单位的意见，特别是讲话稿，由领导自己在读，就代表他的思想与水平。文秘人员如何使自己的代拟稿不被领导否决或少改动，关键要使文稿反映领导的思想、体现领导的水平、符合领导的风格。我认为，要做到这一点，无需挖空心思地揣摩领导想法，也无需绞尽脑汁地主观瞎想，关键是经常参与领导主持和参加的会议和活动，领会其决策艺术和处事风格；注意整理领导讲话录音，掌握其对一些事情的基本观点和态度。在起草文稿时，适度作些方法迁移和观点移植。由于领导一般不会自己否定自己，因此你代拟的文字材料就不会通不过。我们说，领导开会议、搞活动，都是为了解决某些问题、推动某项工作。这时候领导讲话一般不会泛泛而谈，更多地是为达到会议或活动目的服务的。由于会议或活动类型、级别、性质等因素，领导有时讲得随便，有时讲得正规，有时需要代拟稿，有时可以脱稿进行。所以，我认为，一场会议准备得如何，其中很重要的一项工作是起草好相关领导的讲话稿，并事先得到相关领导认可。

第三，文秘人员办好文，要经常就一些工作推进或事务处理作思考和感悟。我们说，只有有自己独立的思考和见解，才可以避免人云亦云情况的出现。如果文秘人员能谈出自己的见解思路和解决方案，才能引发领导更具有广度和深度的思考，辅助领导完善思路、科学决策。那么，独立的思考和观点、可行的见解思路和解决方案哪里来？我认为，一方面向书本学，另一方面更多地来自于平时的锻炼。其实，文秘人员在旁听区政府常务会议、现场办公会等各类会议时，经常看到领导在听情况、作甄别、作诊断、作归纳、作决策。如果文秘人员在获知一项议题后，可以在心里默默地模拟甄别、诊断、归纳、决策，并与领导的最后结论作个比对，就能找到自身差距所在。长此以往，不仅可以帮助抓住要点写好会议纪要，还可以锻炼和提高处理事务、解决问题和科学决策的能力。

第四，文秘人员办好文，要注重平时的学习积累和相关情况的收集。尽管政府工作涉及面广、非常庞杂，但每个单位和每个领导年度主抓的工作还是可以粗线条区分出来。这些工作怎么推进，你可以在看书读报的过程中有的放矢去学习掌握，其实有些问题可以通过运用和借鉴经典理论、最新研究、周边做法加以解决。这就是平时所说的，结合工作去学习，带着问题去学习，可以大大提高学习的针对性、实用性。如果平时学习积累跟不上，就难免会出现江郎才尽、才思枯竭的情况，则很难胜任文秘岗位。作为区政府文秘人员，需要每天必看《人民日报》《解放日报》《经济日报》《21世界经济报道》《福卡每日财讯》等报纸，每期必看《求是》《福卡分析》《科学发展》《一周要讯》等杂志，经常翻阅上级下发文件材料和有关管理科学、领导艺术、区域经济、城市发展、社会管理等专业方面的书，如《城市论》《可怕的顺德》等，与此同时，还要博览群书拓宽知识面，提高人文素养。在看书阅读过程中，必要时需要做好摘抄、剪报、复印和下载，只有这样日积月累才会在写材料时游刃有余，才会有很多思路、提法、观点可以信手拈来。与此同时，文秘人员还要注意收集基层有关重点工作推进情况、经验做法、成效问题和意见建议，使文字材料尽可能符合基层实际，对基层有更强的针对性和指导性。我们说，凡事不可能都做到亲历亲为，通过信息收集系统，就可以使自己在办公室里实现运筹帷幄。我们知道，目前基层单位普遍缺乏写材料的文秘人员，信息断路情况不同程度地存在。有时需要办公室文秘人员主动下基层听情况、作调研、写材料，但有些部门管理内容比较专业，还必须由他们提供材料、代拟文稿。

第五，文秘人员办好文，要善抓机会动笔和主动撰写文字材料。我们说，越不会写越怕写，越怕写越不会写。这也是一个规律。其实，写材料确实是件痛苦的事，会写的人写材料也需要平时积累、查找资料，并经过谋篇布局、遣词造句、起承转合、反复修改等“十月怀胎”的过程。所以，很多人写得好也多半是被憋出来的，如工作需要、责任所驱，但只要方法得当、肯下功夫，善抓机会练笔和主动担当一些文字材料撰写工作，文字功底、写材料水平就一定会有所提高。在现实工作中，经常看到一些文秘人员能不旁听会议则不旁听，只想逃避写会议信息和纪要等工作；一些单位就会议或活动区领导讲话代拟稿能推则推，或者报一大堆毫无头绪的材料给办公室算是完成任务。其实，这不仅使文秘人员失去了一次次锻炼提高的机会，而且不利于本单位工作推进和问题解决。