如何做好办公室收发文

公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。公文处理工作是办公室工作的重要内容，做好公文处理工作，既是夯实管理基础，又是规范工作流程的需要。公文处理水平直接体现办公室工作的服务态度和服务水平，更重要的是影响企业和领导干部的工作效率、作风。

　　一、收文处理程序及要求

(一)收文处理流程

签收→登记→收转→对党委及办公室的文件拟办→主管校领导批示→传阅或承办→催办、查办→收回文件或办理情况反馈→复查归档

1、校内各单位向党委报送的请示、报告、汇报等材料的处理程序：

(1)审核来文是否符合行为规范，是否符合行文的规定。

(2)进行收文登记。

(3)按所送文件的签批意见，送有关领导阅示。

(4)按领导的批示意见办理。

(5)将处理完毕的来文退还报送单位。

2、上级领导部门来文的处理程序：

(1)通知、指示类的文件应在登记后将“文件处理单”贴附在文件首页前。

(2)交党办主任签写办公室拟办意见。

(3)按照主任意见转有关职能部门或党委领导批示。

(4)检查来文的办理、落实情况。

(5)将指示性文件及有关报道本校情况的来文存档。

3、 校外单位来往函件的处理程序：

凡标有“河南工程学院党委收”、“河南工程学院党委办公室收”或其他未指明党委哪位领导个人亲收的信件，党办机要员均应拆阅、登记、分类，按下列规则办理：

(1)属于群众来信的，按信访工作程序处理。

(2)属于函调的，转交组织部处理。

(3)党内刊物征订单，属于党办负责订阅的刊物自行处理，其它的订单转宣传部处理。

(4)属党办职责范围的事项，重要的应报主任阅处;一般的由机要员处理。

(5)将函件转交其他职能部门时，应履行签收手续。

(二)收文工作要求：

1、必须做到准确、及时、保密，不拖拉不积压。

2、应熟悉校领导的职责分工、主管单位，了解各职能部门的职责范围。

3、根据文件内容分轻重缓急及时送阅，遇有急件应在送领导阅批的同时，先复印一份送职能部门考虑承办意见。

4、组织传阅时，应采取以机要员为中心点的.辐射方式，避免传阅对象之间的交叉式传阅。

5、如遇领导同志阅文时间过长，应及时提醒。

6、及时催办，定期检查文件承办情况。

　　二、发文处理程序及要求

(一)发文处理流程

拟稿→核稿→会签→签发→编号→打印→校对→印制→盖章→送发→归档。

1、拟稿

(1)党委系统的发文种类一般为通知、请示、报告、批复、决议、决定、指示、条例、规定、会议纪要等，拟稿人员应按领导要求和文件内容加以选定。

(2)书写格式、行文规则应遵照执行上级及《河南工程学院关于公文处理的若干规定》。

2、核稿

由拟稿部门负责人或党办主任对文稿内容和发文名义进行审核。

(1)党委的工作计划、学习安排、中层党务领导干部的任命、校党委对下属单位请示的批复、校党委向上级机关的请示和报告、转发上级党的领导机关的文件均应以党委名义发文。

(2)一般事务性通知，转发党委其他职能部门的具体事务性安排、对同级对口单位的函件应以党委办公室名义发文。

3、签发

(1)送领导签发的应是校核、修改后的稿件。

(2)以党委名义上报或下发的文件由党委书记或主管副书记签发。

(3)党委各部门代党委起草的文件应先交党办，不要直接送主管书记签发。

(4)以党委办公室名义发出的文件材料，由党办主任签发。

4、编号

(1)以党委名义专项上报的材料编号为：同委()第 号。

(2)以党办名义专项上报的材料编号为：同委办()第 号。

5、打印

经签发、编号后的文件送交打字室打印。

6、校对

一般由党办文书校对，重要的文件须交党办主任进行二次校对。

7、印制

校对后将清样返还打字室更改，核对好报头纸、注清份数后印制。

8、盖章

(1)以党委名义发出的文件，必须由党委书记或主管书记签字后，盖党委印章。

(2)以党办名义发出的文件，由党办主任签字后，盖党办印章。

9、送发

(1)一般党委文件应上报上级党委等机关;下发院内机关各部处、基层党总支、直属党支部;送本辽领导。

(2) 党办文件报校领导，发机关各部处、基层党总支、直属党支部等。

10、归档

(1)平时按照存档归档要求，做好预立卷工作。

(2)按年度将党委文件、党办文件分别组卷存档。

(3) 按文件号顺序将每份文件的原稿、正本整理好并编号。

(4)用计算机按照存档要求打印卷内目录。

(5)每年6月底前，将上一年度的档案移交学院档案室。

(二)发文工作要求：

1、了解本级党委的职权范围和隶属关系，弄清行文关系。

2、起草文件时要深入调查研究，正确领会和准确体现党委领导的意图。

3、文件编号由专人负责，填写文号登记本。

4、发送文件要力争快捷，注意时效。