專案管理師考點：範圍管理成功

導語：在你制訂工作計劃後，你就要按照這個計劃工作。你必須保證工作要在規定的時間和預算範圍內完成。我們定義並計劃一個專案僅僅只是成功管理一個專案的第一步。

一旦這個專案開始進行，你就到了必須要使用範圍變化管理的時候，因為客戶會不斷要求你完成超出原來範圍的工作，或者和原來範圍不同的工作。如果 你不善於利用這一技巧，你就會因為要完成比原先同意的工作，還要多上好幾倍預算和工作量而疲於奔命。換句話說，你將面臨很大的麻煩。

這也是導致專案失敗的主要原因。一般IT經理都經歷過不太成功的專案。以下將討論五個最為常見的專案管理錯誤。切記：“糟糕的計劃是專案管理第一大失誤”。

　　1.從範圍定義開始範圍管理

定 義專案範圍是定義一個專案過程中最重要的部分。如果你不確定你在進行的是什麼，以及你所進行的專案底線，你就根本不可能成功。管理專案範圍是專案管理裡最 重要的一部分。但是，如果你沒有好好定義專案範圍，管理專案範圍幾乎就是不可能的任務。定義專案範圍的目的，是把專案的邏輯範圍清楚地描述出來並獲得認 可。範圍陳述被用來定義哪些工作是包括在該專案內，而哪些工作又是在該專案範圍之外。你能夠把專案範圍定義得越清楚，你的專案目標就會越明確。下面的資訊 整理會有所幫助。

1)範圍內和範圍外的資料來源或資料庫(賬單、總帳、薪水明細等。)

2)範圍內和範圍外的生命週期流程(分析、設計、測試)l專案管理論壇

3)範圍內和範圍外的`資料型別(財務、銷售、僱員情況等)

4)範圍內和範圍外的交付使用型別(商業需求、目前狀況評估)專案管理者聯盟

4)範圍內和範圍外的組織(人力資源、製造商、供貨商等)專案管理者聯盟

5)範圍內和範圍外的主要功能(決策支援、資料輸入、管理報告)

　　2.在範圍管理中，可行的範圍變化流程

專案經理和專案小組必須意識到範圍變化本身並沒有什麼不對，也就是說在專案進行過程中修改範圍並不是個壞主意。事實上，在很多時候裡，這也是一 件好事。首先，客戶通常都不能確定其所希望的解決方案具有何種需求和功能。其次，就算客戶十分清楚終極目標，商業動態亦隨著時間不斷變化，因此專案的需求 也會發生變化。專案管理者聯盟

如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就達不到預定的成效，甚至有可能完全無用。因此，你必須在需要時擁有改變專案流程的能力。如果專案經理對 於專案變化沒有準備，問題將陸續發生。每一個專案都應該有一個流程以進行有效管理變化。這個流程應該包括確定變化、評估變化的商業價值、評估對於專案的影 響，然後把這些資訊提報給專案發起人進行評估。發起人可以決定是否同意該變化。如果同意，發起人還應該考慮變化對專案的影響程度，然後追加預算或延長專案 時間。

範圍管理無疑在專案管理中佔據了重要位置，應該得到充分的重視，這是一個成功的專案管理所要求的最基本的條件。