文祕管理的內容和要求

作為祕書要能依工作的輕重緩急排定優先順序，妥善運用自己的時間與資源，有效管理工作流程及進度。那麼文祕管理的內容和要求有哪些呢，一起來看看！

　　1、機構與部門職責

原有的祕書機構、祕書部門如何適應新時期的日益增加的祕書工作範圍、數量、質量、效率的要求，這是機關、單位領導和主管部門高度重視和關心的問題，與每一個祕書人員業也密切相關。過去，工作量增加了，或是出現了某項新任務，往往是新增設機構或部門，增加人員。久而久之，形成了機構臃腫、部門重迭、人浮於事的現象。中央早就提出“精兵簡政”，這次又提出“要合理地調整”、“確定分工職責，使每個部門都各司其職，各盡其責”。

　　2、崗位責任制

祕書崗位責任制是祕書工作的制度和規定之一。就是由祕書部門和行政管理部門規定每一個祕書人員的工作崗位名稱和實質內容，包括：職務、職能、責任、權利、義務、紀律以及與上下左右成員的合作要求等。每個崗位都應有儘可能明確的質量和數量要求。比如，打字可以規定其速度為每分鐘不少於多少字，差錯率不超過萬分之幾;每天收發的檔案、信函、報刊等必須在多少時間內完成;起草文稿和接待任務則只能以文字表達質量、來訪者滿意度或時限部為要求等。做到既各盡其責、各負其責，又密切配合、共同完成任務。

崗位責任制必須與崗位目標管理、考核管理、獎懲制度科學地結合起來，形成完整的、有效的競爭機制和激勵機制，保證各項工作的高質量、高效率。

　　3、工作程式和工作方法

祕書工作在其長期的實踐中，由於經驗積累自然形成了一套行之有效的工作程式和工作方法。當達到一定的成熟程度和合適時機，即由祕書部門或行政領導加以彙總、修訂，使之標準化、統一化、規範化，最後形成規章或制度，再用以指導工作，使工作質量和效率得以改善、提高。

所謂工作程式，是指工作中的每一個環節和它們之間的先後排列次序、操作步驟。環節不能隨意的增加或減少;次序也不能任意地顛倒或隨便排列。

所謂工作方法，是指工作的技能和操作要求。它既需要祕書人員具有一定的知識、技術、能力為基礎，又要善於綜合運用，善於轉化為實際的效果。

　　4、資訊系統

從系統論的觀點來看，任何事物都是大小不一的系統，既各自獨立，自成體系，又互相關聯甚至互相包容。從祕書工作來看，祕書部門是一個較大的系統，部門中的每一個成員則是他領屬下的若干小系統。資訊系統則是祕書工作的重要系統之一。它可大可小，大而言之，全國行政機關上至國務院，下至鄉政府，既有各自的`資訊部門和資訊人員，又互相聯網、配套，形成一個大系統;小而言之，各級機關、部門的資訊系統的又是眾多的中小系統。

所謂資訊系統，就是由若干個運動著的子系統構成並相互連線、相互作用，形成資訊環流、迴路的工作系統。這些子系統包括：資訊收集、反饋系統、資訊加工系統、資訊保障、支援系統，資訊內反饋系統、資訊傳遞系統，抗干擾系統、資訊控制系統、資訊傳輸系統等等。

　　5、辦公自動化

辦公自動化(簡稱OA)，是研究如何有效地將計算機技術、通訊技術、系統科學和行為科學應用於資料資訊和非資料資訊的辦公活動。

辦公自動化涉及三方面內容。第一是人，即辦公室工作人員，應具有現代思想和現代技術。第二是資訊，即辦公人員對各類辦公資訊的收集、處理、傳遞、儲存、輸出過程。第三是科學的工作程式和先進的辦公裝置。統稱為人——機工程。

辦公自動化裝置包括：電子計算機、文書處理機、傳真機、影印機、多功能電話機等。這些裝置的綜合運用能進行文書處理、資料處理、語音處理、圖形與影象處理，能進行決策支援、網路通訊、資訊資料查詢和行政管理工作，如編制日程安排、制定工作計劃，做備忘錄，擔任會務簽到、檢計選票及財務報表、物質清單等。