如何建立高效的專案團隊文化

在現代企業中，層級組織日益為專案團隊所取代。專案團隊作為一個任務單元，不僅可以高效地利用有限的人力資源，而且有助於加強員工間的交流與協作。那麼如何建立高效的專案團隊文化呢？

　　一、 專案團隊文化

專案團隊文化是專案團隊成員共同遵守的行為準則，是專案所在企業文化的有益補充。

(一)、專案團隊文化的定義

團隊文化是通過共同的規範、信仰、價值觀將團隊成員聯絡在一起，對事物產生共同理解的系統。團隊文化反映了團隊的個性，與人的個性一樣，團隊文化能使我們預測團隊成員的態度和行為，使其與其他團隊區別開來。人們從事專案工作，團隊文化就是他們工作的意義，以及在工作與生活中履行各自專案責任時所應遵循的原則和標準。

(二)、專案團隊文化的內容

1、人們進行交往時所被觀察到的行為準則，包括使用的語言，或者為了表達敬意和態度時類似一些儀式的做法等。

2、群體規範：團隊做事的一般原則。

3、主導性價值觀：包括類似於產品質量、價格領導者等團隊中所信奉的核心價值觀。

4、正式的哲學：包括處理團隊和其利益相關者如股東、員工、顧客的關係時所應該信奉的意識形態，以及給予團隊中各種政策指導的一種哲學。

5、遊戲規則：為了在團隊中生存而學習的遊戲規則。

6、團隊氣候：團隊成員在與外部人員進行接觸過程中所傳達的團隊內部的風氣和感情。

7、技巧：包括團隊成員在完成任務時的特殊能力，不憑藉文字就能進行傳播的處理主要問題的能力等。

8、思維習慣、心智模式、語言模式：包括團隊成員共享的思維框架。

9、共享的意思：團隊成員在相互作用過程中所創造的自然發生的一種理解。

10、一致性符號：包括創意、感覺和想象等團隊發展的特性，這些可能不被完全認同，但是它們會體現在團隊的檔案以及團隊其他的物質層面上。

(三)、專案團隊文化的功能

1、專案團隊文化為其成員提供了一種認同感，團隊共同的理念和價值觀陳述得越清楚，人們就越認同他們的團隊，並對成為其中一個重要組成部分的感覺就越強。認同感激發了對團隊的責任感，使成員有理由向團隊貢獻其精力和忠誠。

2、文化有助於使團隊的管理系統合法化。文化有助於澄清權力關係，並說明人們為什麼處於某一權力地位，以及為什麼要尊重他們的權力。而且，文化有助於人們協調理想與實際行動之間的不一致。

3、團隊文化澄清並加強了行為標準。文化有助於確定哪些行為是被允許的，哪些行為是不合時宜的。這些標準涉及大量的行為，從工作時間到挑戰上級的判斷以及與其他部門的協作。

4、文化有助於在團隊內建立社會秩序。如果成員沒有相似的規範、信仰和價值觀，團隊將會是一片混亂。團隊文化所表現的風俗、規範及理念有利於行為的穩定性與可預測性。而這對一個有效的團隊是非常重要的。

　　二、高效專案團隊的文化特徵

文化是水，專案是舟。在專案文化有益於專案管理的團隊中，完成專案就如順水推舟：不怎麼需要用力，河水自然的力量就會使專案向目標前進。

(一)、具有共同的專案願景

簡單地講，專案願景就是專案團隊所要創造的價值。它的形式多種多樣，一句標語、一個符號都能捕捉到它們的蹤影。

專案願景的作用極為重大。首先，它能夠激勵成員付出最大的努力，將不同背景的專業人員結合起來，達成統一的願望。其次，它可以鼓勵成員們做最有利於專案的事情。再次，願景為大家提供了重點，增加了無形的溝通，這樣可以有利於成員們做出適當的判斷。最後，對專案的願景培養了團隊成員的長期承諾，保證了專案質量。

專案願景有四個重要性質。第一，它必須能夠相互溝通。願景如果只是裝在腦子裡，那它是一錢不值的。第二，它還要有戰略意識，要考慮到專案的目標、約束、資源和機會。專案願景是具有挑戰性的，但也要是現實可行的。第三，專案經理一定要信任願景。激情是形成有效願景的重要因素。最後，它還應該是他人靈感的源泉。

專案願景往往隱含在專案的範圍和目標之中。率先將新技術推向市場或解決威脅企業的一個問題，都是令人激動的願景。好的願景可以通過與參與專案的各色人員交談，瞭解他們對專案的興奮點來獲得。對有些人來說，如果工作比上一專案做得更好，或者專案結束時，客戶的滿意度比上一專案更高，那他們就會獲得滿足。還有，許多願景的產生是針對競爭對手的。例如，負責開發一次性存取照相機的柯達團隊，其工作動力就是打敗富士專案團隊這一願景。

(二)、優秀的團隊領導

曾巴赫(Katzenbach)和史密斯(Smith)於1993年提出了優秀團隊領導的六項原則，或者更準確地說，是優秀團隊領導應該做到的六點：

1、好的團隊領導總是幫助團隊闡明目標與價值觀，並且保證團隊成員的行為過程不會偏離目標與價值觀。

2、努力建立起每個團隊成員以及整個團隊的認同與信任。他們善於抓住機會展示團隊是如何積極行動的，鼓勵人們評價其他人的能力與技術，並在團隊成員為自己的目標努力時表示讚賞。通過這種做法，團隊成員的個人行動與團隊整體行動相一致，並建立起責任與自治。

3、堅持不懈地強化團隊中的綜合技術水平。如果需要的技術與佔有的技術不一致，沒有任何一支團隊會獲得成功。團隊領導要經常評價團隊成員的.業績，並指出發展機會。

4、管理與外界的關係，排除團隊道路上的障礙。專案領導對團隊與外界之間的關係負責。他需要保護團隊成員，避免無故的責難或可能降低團隊工作質量的管理壓力。

5、為他人創造機會。團隊領導要將團隊置於自我之上。通過靠後站並讓團隊成員負起責任或學會如何執行新的任務，團隊領導為每一位團隊成員創造了發展機會。

6、團隊領導也要做實際的工作。團隊領導要確保團隊中每一個人，包括他們自己對團隊具有大致相同的貢獻。而且，他們要主動承擔困難或別人厭惡的工作，表現出對團隊負責的態度。通過這種做法，團隊領導用行動證明：他們的確相信團隊，並且準備為其盡最大的努力。

(三)、有效的團隊成員

在一個優秀的專案團隊中，成員一定是富有成效的。其表現有：團隊成員願意甚至堅持對自己的工作、對團隊整體承擔更大的責任;真正地參與團隊的管理，包括計劃的制定與實施、激勵、領導和控制;團隊成員根據個人業績互相提出忠告：團隊可能會建議開除那些不符合團隊要求標準的成員;學習新的知識、開發新的技能、改變觀念成為團隊成員普遍接受和認可的意願;對團隊及其目標有共同的遠景規劃，並能意識到競爭的重要性;致力於整個團隊的持續改進;清楚管理過程，掌握人際關係技能，體諒和理解專案負責人的處境;能夠直言不諱，暢所欲言，敢於對現行制度和決策提出質疑;不是等待問題和機遇，而是自己積極主動地尋找問題和機遇;在改革中起重要作用，不抵制變革;相信其他成員能按時優質地完成任務而不影響其他成員的工作;主動與其他團隊成員及專案經理進行明確及時的溝通，並提出建設性的反饋;感到有責任及早發現潛在的問題，而不會因問題的產生而指責其他成員、客戶或專案經理;盡力創造一個沒有衝突、積極而有建設性的專案環境，把專案成功看得比個人成功更重要。

(四)充分的溝通

1、制定溝通計劃

溝通計劃就是確定專案干係人的資訊交流和溝通的要求。簡單地說，也就是誰需要何種資訊、何時需要以及應如何將其交到他們手中。雖然所有的專案都需要交流專案資訊，但資訊的需求和釋出方法卻不大相同。識別專案干係人的資訊需求，並確定滿足這些需求的手段，是獲得專案成功的重要保證。

2、資訊處理和溝通實施

執行溝通管理計劃，對專案過程中產生的資訊進行合理地收集、儲存、檢索、分析和分發，以改善專案生命期內的決策和溝通，對始料不及的資訊需求及時採取應對措施。建立和保持專案干係人之間正式或非正式的溝通網路，以保證專案生命期內各層次成員之間的有效溝通，使專案干係人對專案需求和目標有清晰的理解和共同的認識，使矛盾和衝突能及時地得到解決或緩解。

3、執行情況報告

專案執行情況資訊是重要的專案管理資訊，它顯示出專案進展的各方面情況，如專案的狀態報告描述了專案目前在進展中所處的位置;進度報告描述了專案進度實施情況和已經完成了計劃中的哪些活動;預測報告描述了專案未來的發展和進度、費用等。執行情況報告應涉及專案範圍、資源、費用、進度、質量、採購、風險等多個方面，可以是綜合的，也可以是分別強調某一方面的分項報告。

(五)、“一致與滿意”的管理理念

“一致與滿意”理念來自Cleland，D. I.的《團隊的戰略管理》。書中談到，現代企業管理理念應當由“命令與控制”轉向“一致與滿意”。這種理念對於專案團隊的文化建設同樣具有重要的戰略意義。“一致與滿意”理念具體來說，就是專案領導的職能是促進、而非負責，是領導，而非指揮;決策應當由專案全體成員協商制定;專案領導要授予團隊成員一定的權力;管理職能應由整個團隊共同執行;提倡“Y”理論，即認為人從根本上來講是自我激勵、喜歡工作的，並且如果把他放在適當的工作崗位，在沒有高壓的環境下也會勤奮工作;適當發揮團隊核心人員的影響力;遵循參與式管理方式，即全體團隊成員都參與管理;團隊成員自我激勵，即自己能夠對自己進行激勵。