專案管理如何反敗為勝

專案失敗是管理者不可迴避的重要問題之一。統計資料顯示， 專案失敗的比例非常之高。業界普遍認為有 59%到90% 的專案未能達到預期目標。企業通常藉助問卷調查來研究專案失敗的原因，問題包括專案是否符合預期的範圍，是否嚴格按照里程碑執行，或者是否完成了所有的專案目標。那麼專案管理如何反敗為勝呢?

　　識別專案走向失敗的徵兆

要想專案起死回生，首先必須學會識別專案何時開始走向失敗的方法，並要承認客觀存在的問題，例如：

糟糕的專案規劃或專案規劃完全缺失。經驗證明沒有規劃的專案註定失敗。 如果沒有考慮到潛在風險，這些風險肯定會拖延你的專案。沒有清晰規劃的專案就沒有成功的可能。

在專案需求上未達成一致。在專案需求分析階段，沒有健全的文件記錄，或者團隊成員對於專案目標沒有達成一致，造成專案目標不清晰。這些問題導致專案很難取得成功，因為沒有人真正清楚專案要達成何種目標才算成功。

缺少團隊參與。專案發起人、利益相關人員、團隊成員缺席專案團隊活動，或者不反饋有關專案的詢問。如果人們沒有積極參與到專案中來，一切都是空談。

專案結束點定義不清晰。你是否參與過某個持續一年的專案，並且每次被問到專案還要持續多久時，你都會說“還有兩三個星期吧”?如果不能設定專案結束點，專案將永遠不會結束;如果專案永遠不結束，就永遠不能真正取得成功。

不切實際的要求。如果有人給你三週時間加上三十美元的資金，還有五個七 歲大的孩子作為工人，要求你重新建造埃菲爾鐵塔，你肯定會笑掉大牙。為專案制定的許多要求就是這樣荒謬。永遠無法完成的專案需求註定會失敗。

未能使專案停止或未能重新規劃專案。無論何時任命新的專案經理，他的首要任務就是把專案停下來，瞭解專案當前進行到什麼地步，或者重新在紙面上對專案進行規劃。如果專案團隊反饋說專案幾乎就要完成了，或者說他們現在太忙沒有時間規劃，表明專案正在走向失敗。每個團隊都必須能夠隨時停止專案，並重新思考專案規劃。

奇怪的是管理者總是重複犯同樣的錯誤。專案管理流程的核心是持續改進，但專案最終失敗卻是由於同樣的原因。不幸的是這樣的結局很難改變，除非改變專案規劃或專案預期的制定方式。

　　尋找切合實際的挽救舉措

儘管專案失敗是很多公司的大問題，但是並不應該因此而放棄。一定有方法可以使專案起死回生。

傾聽他人的聲音。專案走向失敗的時候，首先要糾正的是溝通問題。專案經理工作內容的.九成以上都與溝通相關，而這種溝通包括寫文件，開會，進行一對一的對話，打電話或者發電郵。團隊成員的聲音如果被埋沒，專案註定走向失敗。如果不進行溝通，就沒有辦法傾聽到他人的聲音，無法收集到建議與意見。

像幼苗一樣，專案團隊的成長需要領導層的關愛，需要你給他們提供成長的空間與“養料”。與專案團隊之間的溝通也是同樣道理。你必須密切注意溝通的進行，積極徵求反饋意見，推動團隊積極溝通，積極參與專案。

　　因此，必須注意以下這些跡象：

如果通常都很積極的成員開始缺席會議或者沒有定期更新報告，你需要找他們弄清楚是為什麼。

如果團隊成員彼此疏遠或者不參與團隊討論，要跟他們聊聊這個問題。有些時候當某個團隊成員發言時，有的人會站出來否定其想法或者做出評論，結果這位成員以後就不再發言了。要注意這種潛在的危險行為。

不要把“沒有迴應”當作是接受。被動地接受可能使專案夭折。一些專案經理以為可以通過電子郵件說“如果我三天都沒有得到答覆，我就認為你同意並接受這項要求”。只有當專案成員積極接受你的要求，專案才可能順利進行下去。

在專案開始前停止專案。很多公司希望提高生產力，改善資源的分配。這些企業特別關注組合管理，而這種管理方式可以確保得到立項的都是正確的專案。之所以要進行專案組合管理，是因為很多正在進行的專案可能沒有給公司增加真正的價值。如果未能將問題專案在開始前就停掉，結果就是將時間和資源浪費在註定要失敗的專案上。