祕書的郵件、檔案處理工作

祕書是領導者、主事者身邊的綜合輔助工作人員和公務服務人員。下面是小編分享的祕書的郵件、檔案處理工作，歡迎大家閱讀！

一、收文工作的程式

１、簽收。

對所收檔案的件數要認真清點，檢查實收件數與投遞清單上的件數是否符合收據。清點後，要檢查檔案信封上或封套上所註明的收文機關、部門、姓名是否都應是本機關收的`，如有誤投，應立即退回。包裝和封口是否損壞；檔案經清點檢查無誤後，收件人要在送件人的“投遞迴執單”和、或“送文簿”上簽字，並註明收到的時間

２、拆封。

啟封時，注意保持原封的完好，特別注意封內檔案不能損壞。必要時，應把原封訂在檔案後面，一併處理，以便日後查閱。如發現有不屬於本單位的檔案，或內裝檔案與應送檔案不符，應按規定處理，一般應予以退回。

３、登記。

登記是收文處理中的重要環節之一。登記時，按收文登記簿中所列內容，逐項登記，並在收進每份檔案首頁貼上“來文處理單”，應將“來文處理單”的有關內容，如來文單位、來文標題、來文字號、緩急程度、密級、份數、日期等填寫好，然後再轉入下一道處理程式。

４、對信件（檔案）迅速分類，將信件（檔案）分為急件、要件、例行公事件、密件、私人件五類，分別歸入五個規格一致但顏色不同的專用資料夾內，分送各主管上司處理。有的也可以用數字做資料夾的標識。如上司有要求，祕書呈送檔案前應先閱讀後注出重點部分，如信件（檔案）中的公司名稱、日期、產品名稱、數量、價格，應用尺和黃色筆（如需影印，黃色不會在影印件上顯現）在這些內容下面畫出直線，或在信件（檔案）上用簡練的文字作旁註，以提醒上司。重要的信件（檔案），轉送前最好影印一份儲存，以備查考。

二、傳送郵件工作的程式有：

１、首先要對發件進行查對，即檢查信封上的收信人姓名、地址與信箋上的收信人姓名、地址是否一致；

２、檢查附件，即檢查信函的附件是否放進郵件，附件是否齊全；

３、郵件分類，將各類信件、包裹等分類，快件立即處理，大宗的信件可以捆紮；

４、郵件標記，即檢查信封上應該標註的標記是否標註；

５、郵政編碼，即檢查信封上收信人的郵政編碼是否正確；

６、簽名，即檢查必須由領導簽名寄發的信函是否簽署；

７、登記，使用一個登記冊或記錄本來登記重要郵件（檔案）；

８、瞭解和適應郵政方面的規章制度和寄發（發文）時間。