商務會議接待流程

在商務會議接待過程當中，我們需要注意的事情有很多。下面是小編為你整理的商務會議接待流程，希望對你有幫助。

　　商務會議接待流程

會議前

·WHEN-會議開始時間、持續時間

·WHERE-會議地點確認

·WHO-會議出席人

·WHAT-會議議題

·AMBIENT-會議背景音樂和會標等

·OTHERS-接送服務、會議裝置及資料、公司紀念品等

·WHEN-時間，你要告訴所有的參會人員，會議開始的時間和要進行多長時間。這樣能夠讓參加會議的人員很好地安排自己的工作。

·WHERE-地點，是指會議在什麼地點進行，要注意會議室的佈局是不是適合這個會議的進行。

·WHO-人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

·WHAT-會議的議題，就是要討論哪些問題。

·OTHERS-會議物品的準備，就是根據這次會議的型別、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

會議中

在會議進行當中，我們需要注意以下這幾方面：

(1)會議主持人

主持會議要注意·介紹參會人員·控制會議程序·避免跑題或議而不決·控制會議時間

(2)會議座次的安排

一般情況下，會議座次的安排分成兩類：方桌會議和圓桌會議。

一般情況下會議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會議，方桌可以體現主次。

在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那麼他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠裡的位置。就是說以會議室的門為基準點，在裡側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是為了儘量避免這種主次的安排，而以圓形桌為佈局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這麼多的禮節，主要記住以門作為基準點，比較靠裡面的位置是比較主要的座位，就可以了。

會議後

在會議完畢之後，我們應該注意以下細節，才能夠體現出良好的商務禮儀。主要包括：

會談要形成文字結果，哪怕沒有文字結果，也要形成階段性的決議，落實到紙面上，還應該有專人負責相關事物的跟進。

·贈送公司的紀念品。

·參觀，如參觀公司，或廠房等。

·如果必要，合影留念。

會議準備

1、會務組工作由公司會務人員配合主辦方聯合組成會務組，負責代表報到、食宿安排、分發資料、會場佈置、作息日程、代定返程機票及會後旅遊等相關事宜。配合主辦方會務組協調會務組與代表之間、酒店之間的相關事宜，妥善解決各類問題。

2、代定會議酒店按主辦單位的要求，提供各類標準的酒店，爭取最優惠的價格，並協調與酒店的各項事宜。

3、會議廳會前準備好會議所需的所有培訓裝置，精選安靜、舒適、明亮的會議室，特別是在音響效果上的質感要求，我們將盡善盡美的為您安排，充分讓會代表感覺到與會所值。根據需要可提供數十人至數百人的會議室，目前江西擁有星級酒店數百家，商務會議室近百個，多功能會議廳數十個。提供電子商務及會議接待服務。通常會議室最常見的擺臺形式有如下幾種：劇院式、課桌式、u型、回型(雙u型)、橢圓型、長方行、圓桌式、雞尾酒會式、宴會式、t型臺。下面將最常用的幾種臺型分述如下：

1)劇院式：桌形擺設：在會議廳內面向講臺擺放一排排座椅，中間留有較寬的過道。特點：在留有過道的情況下，最大程度地擺放座椅，最大限度地將空間利用起來，在有限的空間裡可以最大限度容納人數。但參會者沒有地方放資料，也沒有桌子可用來記筆記。

2)教室式(課桌式)：桌形擺設：會議室內將桌椅按排端正擺放或成“v”型擺放，按教室式佈置會議室，每個座位的空間將根據桌子的大小而有所不同。特點：此種桌型擺設可針對會議室面積和觀眾人數在安排佈置上有一定的靈活性。參會者可以有放置資料及記筆記的桌子，還可以最大限度容納人數。

3)方形中空式：桌形擺設：將會議室裡的'桌子擺成方形中空，前後不留缺口，椅子擺在桌子外圍，通常桌子都會圍上圍裙，中間通常會放置較矮的綠色植物，投影儀會有一個專用的小桌子放置在最前端。特點：此種類型的擺桌常用於學術研討會一型別的會議，前方設定主持人的位置，可分別在各個位置上擺放上麥克風，以方便不同位置的參會者發言。此種臺型容納人數較少，對會議室空間有一定的要求。

4)“u”形：桌形擺設：將桌子連線著擺放成長方形，在長方形的前方開口，椅子擺在桌子外圍，通常開口處會擺放放置投影儀的桌子，中間通常會放置綠色植物以做裝飾。特點：不設會議主持人的位置以營造比較輕鬆的氛圍。多擺設幾個麥克風以便自由發言。椅子套上椅套會顯示出較高的檔次。

5)圓桌式：桌形擺設：圓形或橢圓形大會議桌，周圍擺放座椅，按照主次落座。特點：適合人數較少，檔次較高的會議要求，距離較近，容易產生近距離的交流感。

6)雞尾酒會式桌形擺設：以酒會式擺桌，只擺放供應酒水、飲料及餐點的桌子，不擺設椅子，以自由交流為主的一種會議擺桌形式。特點：自由的活動空間可以讓參會者自由交流，構築輕鬆自由的氛圍。

4、會場佈置講臺、舞臺、背景板精心設計製作，展板、展板製作，根據會議性質和主辦方要求進行環境佈置。

5、會議設施我們將根據會議的具體情況，為您設計並安排會場的佈局，細緻周到地設計好所有的細節。提前為您除錯好裝置，並進行演練，確保會議的順利進行。

6、會議宣傳品製作橫幅、綬帶、迎賓牌、代表證、臺卡、宣傳資料、獎盃、證書等。印刷設計：很多文字性的宣傳資料，由於量大不便攜帶，我們願意在當地為客戶解決這些資料的製作工作。名片單色/多色的製作。意見調查表格。相關資料的打字、影印、印刷。彩旗的製作。背景牌：有材料做夾板，進口螢光紙。

7、禮儀服務根據會議主辦方的意願安排專業禮儀人員，負責迎賓、接待、簽到、引導、頒獎、剪綵、演出、會議主持等。

8、租賃服務按會議要求代辦相關裝置的租賃服務。

9、會議用餐50元/人/天—100元/人/天，多種標準供選擇。我們將根據不同的喜好，為您預定各種形式的餐會：中餐、西餐、自助餐、宴會等。

10、會議娛樂及活動協助會議期間的各項娛樂活動，回答客戶的諮詢並提供實惠選擇的建議!

11、會議接送站我公司派專業禮儀迎賓小姐或先生，手持接站牌，進行接站服務。專車全天免費接站。

12、車輛交通服務但凡在一個地區舉辦會議，肯定需要協調交通的問題，無論是從機場到酒店的接送機服務、會間旅遊期間需要的旅遊用車服務，還是外出用餐的用車安排，都離不開車輛的運輸需求，特別在江西，酒店和景點較為分散是地區的一大特色，就更加突出了會間用車的重要性。下面就根據不同的車型，為您提供安排人數的具體建議：四座小車：安排一至三人的用車較為合適。七座商務車：安排五人左右較為合適。十二座麵包車：安排八至十人較為合適。二十二座中巴車：安排十二至十六人較為合適。三十三座大巴車：安排二十至二十六人左右較為合適。

13、攝影攝像按主辦單位要求，提供攝影攝相服務。根據會務組要求把攝像資料製作成vcd光碟。攝影資料的擴印、分發。

14、代辦和(制定)各類會議禮品、紀念品按主辦單位要求，提供各類紀念品(禮品)，並代為定做。如新疆品種繁多的手工藝品，可以印製會議主辦方指定的圖案和文字。旅行袋：印有會議主辦方指定的圖案和文字的旅行袋，除能幫助參會嘉賓裝載物品外，更多一份紀念意義。筆記本：特殊紀念意義的筆記本，能讓客戶銘記本次活動與會議主辦方。

15、會議票務我公司有專業訂票員，免費代訂各大航空公司及相應各大航線優惠折扣機票。和代訂全國各地返程火車硬(座)臥鋪車票。

16、會議物流按要求提供會議或會展期間的後勤保障工作和外圍協調服務，代辦會展用品的航空、鐵路託運和土特產及會議禮品。

1)物品運輸：會議中若是需要很多相應物品和裝置的，我們願意為客戶解決這些物品的運輸、搬運問題。資料運輸：宣傳資料，印刷品，紀念禮品的運送。小件運輸：展櫃，展桌，椅子，小型裝置，小件貨物的運送。大件運輸：大型器械，大件物品的運送。特種運輸：化學用品，醫藥用品以及複雜物品的運送。遠端運輸：遠距離的展品運送。貴重展品運輸：電腦、伺服器、鋼琴等貴重物品的運送。

2)物品配送：酒水食品：如會議期間會務方需要煙、飲料、礦泉水、食品等日常生活用品，我方可代購。辦公用品：代辦會議期間，會務組所需的辦公用品。紀念禮品：提供禮品、旅遊紀念品的諮詢、選送等服務。

17、特服按要求為會議期間的重要客人提供特殊照顧、服務(如提供高檔豪華專車、娛樂建議等)。

　　商務會議員個人禮儀規範

　　1、修飾

男職工鬍鬚應修剪整潔，頭髮長不覆額、側不掩耳、後不觸領。女職工淡妝上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符。工作時間不能當眾化裝。注意講究公共衛生，上班前不應吃帶有刺激性氣味的食物，避免口腔異味。

　　2、著裝

所有員工統一外著公司西服套裝工作服，男士內穿藍色襯衣工作服，女士內穿白色襯衣工作服，服裝應完好、無汙漬，釦子齊全，不漏扣、錯扣。打好領帶，配穿皮鞋，上衣袋不裝東西，褲袋少裝東西，並做到不挽袖口和褲腳。上崗期間員工必須佩帶工作證牌，公司領導使用佩帶在左胸的證牌，公司其他員工使用掛在胸前的證牌。

　　3、舉止規範

接待時注意力集中，展現良好的精神狀態，無疲勞狀、憂鬱狀和不滿狀。立姿端正，抬頭、挺胸、收腹、雙手自然下垂。行走步伐有力，步幅適當，節奏適宜避免在客戶面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、挖耳朵等，實在難以控制時應側面迴避。與領導、客人交談時，要神態專注表情自然，表達得體，不得背手、袖手、抱手或抄手，不要左右晃動和抓耳撓腮。

　　做好商務會議接待工作的技巧

　　一、會前準備

接待人員應準確瞭解和熟悉所接待會議的目的、內容、會期、與會人員的構成情況(如層次、數量、性別、年齡、民族、來源等)。涉外會議還包括宗教信仰、風俗、習慣、忌諱、飲食起居等方面的情況。這是搞好接待工作的基礎。

除此之外，還要建立接待機構，確定接待規格，擬訂接待計劃(如吃、住、行、娛樂、安全方面的安排)。接待機構內部要有明確的分工，職責到人。接待計劃要有彈性，留有餘地，在比較容易出現紕漏的環節，要有補救措施，這是搞好接待工作的保證。

佈置好會場也是準備工作的重要內容。會場佈置涉及席位安排，音響控制，會標、花卉的環境佈置。會場佈置應突出主題，簡潔、典雅。

　　二、會務服務

與會人員到達後，首先應安排好住宿的房間。在與會人員稍事休息後，接待人員可上門或禮請與會者到會議祕書處簽到，也可以先簽到再休息，必要時還應安排企業負責人上門看望。

會議期間應及時瞭解與會者食宿方面的風俗習慣，並將有關情況轉告相關部門，以便及時調整安排。

會議期間，要想方設法使與會者吃得滿意、住得舒適、行得方便、玩得愉快。因此，在組織外出參觀購物時要細緻周到，如乘坐的車輛要有明顯的標誌，並編上號碼，每輛車應有一名接待人員陪乘。集合時間要明確，集合地點要具體。每到一處離開前要核點人數，千萬不能遺漏人員。

　　三、會場工作

大型會議，在通往會場的路上應有路標或派專人指示方向，入場應有專人導座，或在每位與會者的座位上有明顯標誌。如需統計正式出席會議的人數，入場時還應組織再次簽到，簽到地點應明顯、突出。

在會場上，應準備好各種會議資料、文具用品，並及時發放到與會者手裡。

在會議召開的整個過程中，接待人員都應有禮貌、常微笑、勤服務，如夏天遞上一塊毛巾，冬天倒上一杯熱茶等。