祕書溝通的途經

祕書崗位是與領導崗位相伴生的，有了領導才有祕書的存在。下面是小編分享的祕書溝通的途經，歡迎大家閲讀！

一、當面溝通

人們常説見面三分情。面對面地溝通，不僅顯得親切，而且顯得靈活；雙方在討論問題的同時還可以增進彼此的感情，如果雙方有不同的意見，可以及時協商；你可以在吸收對方意見的基礎上完善自己的設想，從而達到最佳的溝通效果。因此，祕書對於那些重要的或敏感的事情應儘量採用當面溝通的方式。即使是一些簡單的通知或傳話，只要條件允許，也最好當面交待。

選擇當面溝通的條件是：

1、對方對你所提的`問題很感興趣。

2、對方比較忙，可能沒有時間來看你的書面文件。

3、對方對你的問題可能有不同的意見，甚至會提出批評。

4、當對方知道你的意見後，可能會產生強烈的牴觸情緒，而你又必須堅持，需要雙方互相討論才能統一意見。

5、雙方關係密切，使用口語自然而又隨意。

在一般情況下，凡是與自已切身利益有關的事情，人們都希望用當面溝通的方式來親自處理，這樣可以爭取自身利益最大化。

採用電話、QQ或MSN這類即時電子溝通，在溝通的效果上遠不如當面溝通，所以，如果在電子溝通中講不通，就要趕緊想辦法補救，爭取當面溝通。

對於籌備重要會議、撰寫年終總結報告這類重要工作，由於事情重大，關係複雜，涉及面廣，你在向上司口頭彙報時不一定都能説得清楚；即使你説清楚了，上司對開會人數、會議程序這類細節問題也不一定聽得明白記得住，所以，遇到這種情況，最好在口頭彙報之外還加以書面材料作補充。

　　二、書面溝通

書面溝通就是文字溝通，它的優點是比較正確、詳盡、權威和可以永久保存。書面溝通在時間和費用方面也比較經濟。書面溝通適用於以下幾種情況：

1、需要溝通的人比較多而且分散，不適合當面溝通。

2、對方需要一定的時間來考慮你所提出的問題。

3、對方需要將你提出的問題當作書面的記錄加以保存，以便將來查詢或當做憑據。

4、對方需要按照規定的程序去完成你交待的工作，他們需要有書面的説明，這樣可以按部就班，隨時查閲。

但是，書面溝通有兩個不足之處，必須小心，一是對方不想看，收到了和沒收到一樣；如果你問他的意見如何，他可以説沒有收到或者還沒有看，從而推卸自己的責任。二是對自己不利的文件，他看完了可裝成還沒有看。因此，祕書在進行書面溝通時應注意以下幾點：

1、主題鮮明，引人注目。

2、語言儘量通俗易懂，讓對方感到親切。

3、在措辭上儘量避免對產生對抗情緒。

4、書面材料送出後，用電話詢問對方是否看到文件，有什麼困難或意見，使對方沒有推脱的藉口。

祕書在與上司溝通時，到底是採用當面溝通還是書面溝通的方式，主要看上司喜歡哪種方式，不能以自己喜歡什麼或擅長什麼方就用什麼方式。如果上司喜歡當面溝通，那就應儘量以當面溝通為主，書面溝通為輔。相反，如果上司習慣於看材料，不喜人家在自己面前羅裏羅嗦，那你就應該以書面溝通為主。

　三、電子溝通

電子溝通包括電話、電子郵件、網上交流等方式。其中，電話溝通偏向於當面溝通，電子郵件又類似於書面溝通，而網上即時通訊則介乎這兩者之間。

電話溝通雖然是一種口頭溝通，但一般的電話看不到對方的形象，所以，電話溝通只適用於下列幾種情況：

1、距離遠，雙方無法當面溝通，但你又希望儘快知道對方的反映。

2、雙方交情不錯，見不見面都一樣，通過電話溝通方便快捷。

3、一些當面溝通時難以開口的事情可用電話來説明。

4、雖然目前不能見面，但可以先用電話溝通，增進感情，為將來的當面溝通作準備。

祕書的日常工作非常繁雜，儘管所有的同事可能都在一個樓裏上班，但如果事事都去當面溝通的話，確實勉為其難；但書面溝通的效果往往又不怎麼理想，所以，電話溝通通常是祕書第一選擇，如緊急聯繫、臨時通知等，快速而有效。但是，祕書在電話溝通時應注意以下兩點，一是不能在電話裏聊天，影響工作。二是如果你通話時間太長，影響其他的電話進來。

使用電子郵件十分方便，但由於每個人使用的習慣不同，帶來的效果也不一六。有些人也藉口沒收到以推卸自己的責任，這一點也要加以注意。

現在工作中採用QQ、MSN等其他即時通訊手段也很普遍了，它們的情況與電話溝通十分相似。