檔案管理工作技巧
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在裏面找東西,要花越來越長的時間,文件內容不斷地過時,空間越發緊張,就連工作的樂趣也隨之降低。以下是小編整理的檔案管理工作技巧,歡迎參考閲讀!
1.遵循三分原則。
每次你在個不斷膨脹的卷宗袋裏找東西時,都選出三份過時的資料丟掉。記住我們教你的小步快跑原則。每找到一份過時的文件你都應該感到高興,他不但減輕了文件夾的負擔,同時也放鬆了你的心情,併為你節省了時間
2.採用替換法。
每當你往檔案櫃裏放進一份新的資料時,都扔掉一份舊資料,不要打算永遠佔有那些文件,他們不過是你身邊的過客罷了。
3.抽空處理你的文件。
每天下班之前把一兩個需要“減肥”的.文件夾、卷宗袋或文件框放在辦公桌上,第二天有空的時候可以“順便”處理一下,比如在休息喝咖啡時、等待某個人或者某件事時、兩項日程安排之間的空檔或是你不願在做其他事時。
4.註明有效日期。
在文件夾和卷宗袋上的明顯位置標出其過期的時間,例如對有一定時效性的計劃和核算,可以標上“有效期至2017年12月31日”或者“2017年6月30日歸檔”。另外你也可以做些提醒自己扔掉這些文件夾的標記,或者將作廢日期寫到日程表中。
5.再最後檢查一遍。
當你完成一項任務後,再把有關的文件和卷宗檢查一遍,不再需要的文件和書籍全部退還或者扔掉,今後可能還會用到的資料則放進卷宗袋裏保存起來。之後,就慶祝自己大功告成吧!
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