祕書有效的時間管理

祕書，對於時間的管理有着特殊性。所以在工作中，要有效的安排時間，避免因自己工作的失誤而造成工作效率低，使公司落後於他人。那麼怎麼用科學的手段管理工作呢?

管理時間必須遵守四個個重要的原則，1)時間合理分配原則2)最大限度地為領導獲取可控制時間3)分清工作的輕重緩急4)有計劃、有目的。在遵循着三個原則的基礎上，來用科學的方法有效的安排、管理時間，使各項工作有序進行。

　　對於時間的管理有以下幾個方法：

　　一、制定時間安排表

這個時間安排表不單單是對一個時間段的安排，我們可以做出很多種時間安排表，我們大概可以做出5種時間安排表，一是全年預定時間表，在這個時間表裏，制定一個一年的計劃，不用每件事都詳細地列出，例如，7月份公司要簽訂一份大的合同，12月份進行年終總結，列出這樣一個大的方向。二是每月預定時間表，在這個時間表裏可以把這一個月的會議、面談、簽約等事項逐一地列出，使時間一目瞭然。三是每週預定時間表，每週的時間表，要在下週一前完成，完成後請領導過目，徵求領導的同意。在這個時間表裏，可以記載員工的生日，代表領導對員工表示祝賀，以及下週要參加什麼會議等。具體細節一定要明確，例如這個會議是什麼性質，是否要穿正裝出席，是否要發表講話。把項目的有關部門以及主要人員，一一列出，一遍突發情況，可儘快聯繫相關部門。四是每日預定時間表，在每日預定的時間表裏，事情安排不僅要明確，而且要明確到具體時間，例如，10點各個部門開會，下午2點簽約合同等，把公司時間，私人時間逐一列出。

　　二、利用80/20的法則進行管理

80/20法則是19世紀意大利經濟學家帕累託提出的一個法則，在19世紀的英國，他通過數據研究法現了一個奇怪的現象，社會財富極其的.不平等，社會的財富流向了少數人的手中，20%的人擁有80%的人的財富，通過持續的研究發現，很多情況都可以用這一法則來解釋，例如20%的員工創造了80%的財富，80%的利潤來自20%的客户，這一發現在當時引起了不小的轟動。

同樣我們也可以運用這一原則來對時間進行管理。把這一天的工作按輕重緩急分為四類，其中最重要的事情約佔20%，這是非常重要的事情，必須當天完成，剩下的三類，按順序先完成AB，如果C實在不能完成，可安排到明天。在分類的同時，要對工作的開展進行跟進，例如一個會議預計是半小時，結果一個班小時才開完，祕書就要在其中尋找原因是哪個環節出了問題，是準備時間過長，還是開會的資料不夠充分。對這類問題進行總結，在以後的工作中儘可能地避免這類問題，來更高更快，有效地完成工作。

　　三、工作有秩序以及分工明確

對於處理完成的工作一定要及時歸檔，把自己收裏的工作進行分類，每天固定的時間處理郵件、文件、電話，以確定工作有秩序，避免在此環節中浪費時間，對於突發的時間要預留出時間，一遍事情發生打亂了一切計劃。對於領導安排的工作，一定要明確，哪些是自己的，哪些需要同事協助完成的，避免事必躬親，使自己陷入瑣事之中，從而耽誤了工作進度，降低了工作效率。

最為合格的祕書，一定要對工作進行總結，是哪個地方浪費了大量的時間，哪些地方時間安排過於緊湊，對時間表進行不斷地變化和改進。依據自己的實際情況來安排工作，例如一天中哪個時間段效率高低，來制度時間表。在經濟高速發展的今天，一定要體會時間管理的藝術，對每個人的寶貴時間合理利用，在快節奏的社會中對時間進行有效管理，從而提高工作效率，更好地為領導、公司服務。