採購談判技巧和策略

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導語：採購談判一般都誤以為是“討價還價”，談判在韋氏大辭典的定義是：“買賣之間通過商談或講座以達成協議”。下面是小編為你準備的採購談判技巧和策略，希望對你有幫助！

一、談判的定義：

“談判”，或有些人稱之為“協商”或“交涉”，是擔任採購工作最吸引人的部分之一。談判通常是用在金額大的採購上，由於本公司是大型綜合超市，採購金額很大，因此談判工作格外地重要。

採購談判一般都誤以為是“討價還價”，談判在韋氏大辭典的定義是：“買賣之間通過商談或講座以達成協議”。所以成功的談判是一種買賣之間經過計劃、檢討、及分析的過程達成互相可接受的協議或折中方案。這些協議或折中方案裏包含了所有交易的條件，而並非只有價格。

在成功的談判裏，雙方都是贏家，只是一方可能比另一方多贏一些，這種情況是商業的常事，也就是説談判技巧較好的一方理應獲得較多的收穫。

二、採購談判的目標：

在採購工作上，談判通常有五項目標：

（1）為相互同意的質量條件的商品取得公平而合理的價格

（2）要使供應商按規定準時與準確地執行合約。

（3）在執行合約的方式上取得某種程度的控制權。

（4）説服供應商給本公司最大的合作。

（5）與表現好的供應商取得互利與持續的良好關係。

1、公平而合理的價格：

談判可單獨與供應商進行或由數家供應商競標的方式來進行。單獨進行時，採購人員應該先分析成本或價格。數家競標時，採購人員應選擇兩三家較低標的供應商，再分別與他們談判，求得公平而合理的價格。

2、交貨期：

在採購工作上交貨期通常是採購人員最容易忽略的問題，也是供應商的最大問題。大多是因為：

（1）採購人員訂貨時間太短，供應商生產無法配合。

（2）採購人員在談判時，未將交貨期的因素好好考慮。不切實際的交貨期將危害供應商的商品質量並增加他們的成本,間接會使供應商價格提高。故採購人員應該隨時瞭解供應商的生產狀況，以調整訂單的數量及交貨期。

3、供應商的表現：

表現不良的供應商往往會影響到本公司的業績及利潤，並造成顧客的不滿，因此採購人員在談判時，除價格外還應談妥合約中有關質量、數量、包裝、交貨、付款及售後服務等條款及無法履行義務的責任與處罰措施。對於合作良好的供應商，則應給予較多的訂單或其他的方式來獎勵，畢竟買賣雙方要互利，才可維持長久的關係。

4、與供應商維持關係：

採購人員應瞭解任何談判都是與供應商維持關係的過程的一部分。若某次談判採購人員讓供應商吃了悶虧或大虧，供應商若找到適當時機時，也會利用各種方式回敬採購人員。因此採購人員在談判過程中應在本公司與供應商的短期與長期利益中，求取一個平衡點，以維持長久的合作關係。

三、談判的有利與不利的因素：

談判中有些因素對採購人員或供應商而言是有利的或是不利的，採購人員應設法先研究這些因素：

1、市場的供需與競爭狀況。

2、供應商價格與質量的優勢或缺點。

3、成本的因素。

4、時間的因素。

5、相互之間的準備工作。

四、談判技巧：

談判技巧是採購人員的必須掌握的技能，所有采購人員都應該花時間去研究這些技巧，以求事半功倍。下列談判技巧值得本公司採購人員借鑑：

1、談判前要有充分的準備：知己知彼，百戰百勝，成功的談判最重要的步驟就是要先有充分的準備。採購人員的商品知識，對市場及價格的瞭解，對供需狀況的瞭解，對本公司的瞭解，對供應商的瞭解，本公司所能接受的價格底線、目標、上限，以及其他談判的目標都必須先有所準備並列出優先順序，將重點簡短列在紙上，在談判時隨時參考，以提醒自己。

2、談判時要避免談判破裂：有經驗的採購人員，不會讓談判完全破裂，否則根本不必談判，他總會讓對方留一點退路，以待下次談判達成協議。沒有達成協議總比勉強達成協議好。

3、只與有權決定的人談判：本公司的採購人員接觸的對象可能有：業務代表、業務各級主管、經理、助理、副總經理總經理或董事長，看供應商的規模大小而定。這些人的權限都不一樣。採購人員應避免與沒權決定事務的人談判，以免浪費自己的時間，同時可以避免事先將本公司的立場透露給對方。談判之前，最好先了解清楚對方的權限。

4、儘量在本公司辦公室內談判：在自己的公司內談判除了有心理上的優勢外，還可隨時得到其他同事、部門或主管的必要支援，同時還可節省時間與相應的差旅費用。

5、放長線釣大魚：有經驗的採購人員知道對手的需要，故儘量在小處着手滿足對方，然後漸漸引導對方滿足自己的需要。避免先讓對手知道自己的需要，否則對手會利用這一弱點要求採購人員先作出讓步。

6、採取主動，但避免讓對方瞭解本公司的立場：攻擊是最佳的防禦，採購人員應儘量將自己預先準備的問題，以開方式的問話方式，讓對方儘量暴露出自身的立場，然後再採取主動，乘勝追擊，給對方足夠的壓力，對方如果難以招架，自然會作出讓步。

7、必要時轉移話題：若買賣雙方對某一細節爭論不休，無法談攏，有經驗的採購人員會轉移話題，或暫停談判，以緩和氣氛。

8、儘量以肯定的語氣與對方談話：否定的語氣容易激怒對方，讓對方沒有面子，談判因而難以進行。因此採購人員應儘量肯定對方，稱讚對方，給對方面子，從而對方也會願意給面子。

9、儘量成為一個好的傾聽者：一般而言，業務人員總是認為自己是能言善道，比較喜歡講話。採購人員知道這一點應儘量讓他們講，從他們的言談及肢體語言之中，採購人員可找到他們的優勢與缺點，也可瞭解他們的談判立場。

10、儘量為對手着想：全世界只有極少數的人認為談判時，應該趕盡殺絕，絲毫不能讓步。

事實證明，大部分成功的採購談判都是在和諧的氣氛下進行才可能達成。人都是愛面子的，任何人都不願在威脅的氣氛下談判，何況本公司與良好的供應商應有細水長流的合作關係，而不是對抗的關係。

11、以退為進：有些事情可能超出採購人員的權限或知識範圍，採購人員不應操之過急，裝出自己有權或瞭解某事，做出不應作的決定。此時不妨以退為進，與主管或同事研究或弄清事實情況後，再答覆或決定也不遲，畢竟沒有人是萬事通。草率倉促的決定大部分都不是很好的決定，聰明的採購總是先深思熟慮，再作決定。

12、不要誤認為50/50最好：有些採購人員認為談判的結果是50/50最好，彼此不傷和氣，這是錯誤的想法。事實上，有經驗的採購人員總會設法為自己的公司爭取最好的條件然後讓對方也得到一點好處，能對他們的公司交待，因此站在家世界的立場，如果談判的結果是60/40，70/30或甚至是80/20也就不會“於心不忍”了。

五、談判的十二戒：

採購人員若能避免下列十二戒，談判成功的機會將會大增。

1、準備不周。

2、缺乏警覺。

3、脾氣暴躁。

4、自鳴得意。

5、過分謙虛。

6、不留情面。

7、輕諾寡言。

8、過分沉默。

9、無精打采。

10、倉促草率。

11、過分緊張。

12、貪得無厭。

六、談判的項目：

本公司採購人員經常必須談判的項目包括：

質量、交貨期、包裝、交貨應配合事項、價格、售後服務保證、訂購量、促銷活動、折扣、廣告贊助、付款條件、進貨獎勵

七、談判策略

1、質量方面質量的傳統解釋是“好”或“優良”，對本公司採購人員來説，質量的定義應該是：符合買賣雙方所約定的要求或規格的就是好的質量。因此採購人員應該設法瞭解供應商對本身商品質量的認知或瞭解的程度，管理制度較為完善的供應商應該可以提供以下有關質量的文件：商標註冊證、衞生許可證、檢測報告、質量認證、3C認證

採購人員必須向供應商取得以上資料，才能夠開始交易。通常在合同及訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：

市場上的商品等級、性能的規格、品牌、工程圖、商業上常用的標準、樣品（賣方或買方）、物理或化學的規格以上的組合

採購人員在談判時應該首先與供應商對商品的質量達成互相同意的質量標準，以避免日後的糾紛甚至法律訴訟。

對於不良品或倉儲運輸過程中損壞的商品，採購人員在談判時應該要求無條件退貨或退款。

2、包裝方面

包裝可分為兩種：內包裝及外包裝。內包裝是用來保護、陳列或説明商品用途的，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程中的保護。在自選式的營業方式中，包裝有着較為重要的作用。

外包裝如果不夠堅固，倉儲運輸的損壞太大，降低作業效率，並影響利潤。外包裝如果太堅固，供應商成本可能會增加，導致採購成本偏高，商品價格缺乏競爭力或毛利降低。

3、價格方面

除質量以外，價格是所有談判事項中最重要的項目。本公司在消費者心目中的形象是高質量低價格。如果採購人員對任何其準備採購的商品，以進價加上本公司合理毛利後，自己判斷此價格無法吸引消費者購買，就不應該向該供應商採購。

在談判前，採購人員應該事先調查市場價格，不能憑供應商片面之詞，受騙上當。如果沒有相同商品的市場價格可查，應該參考同類其他商品的市場價格。

在價格談判中，列舉供應商產品在本公司銷售的好處非常重要，比如：銷售量大、提高市場佔有率、節省運費（使用DC時）、降低營銷費用、清理庫存等等。

價格談判是所有商業談判中最敏感也是最困難的項目，非常具有挑戰性。採購人員應該認識到這一點，運用各種談判技巧去完成這一艱鉅任務。 4、訂購量方面由於本公司與供應商是長期合作的關係，因此沒有必要與供應商談一次性進貨量的大小（除非是某些特定的'促銷談判或切貨）。但為了方便門店訂貨及以後使用系統自動補貨，採購人員必須與供應商談好每筆訂單的最低訂購數量或金額。理論上來説，最低訂購數量或金額越小，門店庫存控制及損耗控制越好。但過低的訂購數量或金額必然增加供應商的運輸費用，會間接導致採購成本的增加。因此採購人員必須重視此一項目，根據實際情況與供應商協商制定合理的最低訂購數量或金額。

5、折扣方面

折扣通常有新品引進折扣、數量折扣、付款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節性折扣、經銷折扣等等。有些供應商可能會由全無折扣作為談判的起點，有經驗的採購人員應該引述各種形式的折扣要求供應商讓步。

6、付款條件方面

付款條件與採購價格息息相關，許多知名品牌的供應商不同的付款期有相應不同的價格折扣。目前一般供應商的付款條件是月結30~90天左右，採購人員應該計算對本公司最有利的付款條件，兼顧付款期與合理進貨價格。 7、交貨期方面

一般情況下，交貨期越短越好。因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購數量相對減少，門店庫存壓力就可以降低。但採購人員也需要考慮供應商的實際狀況（生產能力、倉儲及運輸能力等等）協商合理的儘可能低的交貨期。此條件與最低訂購數量有直接關係，可一起洽談。

以後公司使用系統自動補貨後，交貨期是一個重要的參數。採購人員切記不可輕視此項交易條件。

8、交貨應配合事項

本公司是大型綜合超市，商品的進出量大，如果供應商不能在送貨作業上密切配合，則雙發無法合作。採購人員在談判時，必須明確要求供應商準時準確的將本公司訂購商品送到本公司指定的門店收貨部或物流中心，並按要求卸貨、驗收、入庫。

9、售後服務方面

對於需要售後服務的商品，例如：家電產品、辦公設備、健身器材等等，採購人員在談判時必須要求供應商在商品包裝內提供該商品的保修卡及相應的售後服務單位資料，以方便消費者在需要售後服務時能直接聯繫，減少賣場人員的工作量。

10、促銷方面

DM刊是本公司促銷的一個重要手段，在各個賣場都起到良好的促進銷售作用。但這很大程度上決定於採購人員商品選擇的正確與否，以及售價是否能吸引消費者上門。在策略上，通常公司會在促銷活動前一週左右停止正常訂單，刻意多訂購促銷特價商品，以增加利潤，除非採購人員無法取得特別的價格。

在促銷商品的價格談判中，採購人員必須瞭解一般供應商的行銷費用預算通常佔營業額的10~25%，供應商不難由此預算中撥出一部分作為促銷費用，其中包含了上刊費、堆頭費、價格折扣等。因此採購人員應該儘量爭取拿到這些費用，其中以價格為第一重點，費用次之。

11、廣告贊助方面

為增加本公司利潤，採購人員應該積極與供應商談判爭取更多的廣告贊助。本公司的廣告贊助項目包括：上刊商品廣告、賣場包柱廣告、銀台燈箱廣告、上下扶梯的看板廣告等等。其中上刊商品廣告贊助費用最大，按照行業經驗，應該佔DM刊印刷及郵遞費用的80%左右，採購人員必須要求供應商贊助此項費用。 12、進貨獎勵方面進貨獎勵與數量折扣是有區別的，進貨獎勵是指一段時間（通常是以一年計算）達成一定的進貨金額後，供應商給予的獎勵，在本公司稱為返利。而數量折扣是指單次訂貨的數量超過某一範圍時給予的價格折扣，如寶潔公司單次訂貨量達500件或1000件時給予的折扣。目前本公司的進貨獎勵（返利）分為兩種：無條件返利（月返）及有條件返利（年返）。其中無條件返利（月返）其實是價格折扣中的一部分，是在價格談判完畢後爭取成本降低的另一種方式。有條件返利才是真正意義上的進貨獎勵，按慣例通常在1~10%左右，供應商因為業績的需要很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對本公司的利潤提升很有幫助。有些品牌商品供應商因各種原因不願意以較低價格供貨時，採購人員應該積極爭取更高的有條件返利。但進貨條件部分必須考慮實際情況，切忌為了合同條款好看訂定高的進貨條件，實際根本達不到而無法獲得獎勵。也不要為了爭取獎勵，在年終時盲目加大采購數量，造成庫存積壓，甚至過季後打折銷售，就得不償失了。（次種情況最容易在家電或知名品牌快速消費品中出現）

八、異議處理

在採購談判中，採購人員要面對的大都是一些資深業務人員，他們在零售業已經工作了很久，也與其他公司的採購人員作過很多次的談判，難免會提出許多難以處理的問題（即“異議”），讓新的採購人員不知所措。

異議一般分為三類：真正的異議、錯誤的異議、假的異議。比較可行的異議處理原則是：

1、真正的異議

這種異議的處理應該先以開放式的問題確定對方的異議是否真實，如果真實，那採購人員應該儘量陳述公司有利的條件，強調本公司為應商帶來的利益，以滿足他的需求，例如：銷售量（銷售量大，可以滿足供應商需求）利潤（=銷售量*單位毛利率+節約的營銷、配送及財務費用）清除庫存（促銷是清除供應商庫存的有效方式）市場佔有率（商品有保障，將部分競爭品牌排除在外等）迅速的付款（直接按照合同約定將貨款匯入銀行帳號）典型的真正的異議例如：“這個價格已經是我們的最低價格了，我們不能再降了。”採購人員可以以各種方式詢問他的需求，再以最有效的方式説明來滿足他的需求。

2、錯誤的異議

這種異議是因為供應商對本公司的經營形式或經營策略不瞭解而造成的，所以只須求證就可以用真正的異議來處理。

典型錯誤的異議例如：“給你們的促銷價格這麼低，我怎麼能有利潤可言？”這種問題就是不瞭解本公司的促銷策略，所以採購人員要耐心的向供應商説明促銷的目的及作用，並滿足他的需求。

3、假的異議

這一類的異議要特別小心，因為它可能是個陷阱，如果沒有了解清楚就有可能陷入圈套，在談判時處於被動。採購人員如果無法當場辯明假的異議，就應該暫緩處理，將異議記錄下來，留待下次談判再處理，讓自己有足夠的時間去查驗、思考並研究處理的方法和對策。

典型假的異議例如：“如果給你們這樣低的供價，我就會虧本了。”對方的意思其實是要求更高的價格，如果採購人員對成本或市場價格很瞭解，可以當場舉證反駁。如果不瞭解，不妨以退為進，留待下回協商，同時自己能有充分的時間去研究。

4、較常見的異議

如果採購人員充分研究談判的技巧及異議處理的原則，將發現下列常有的異議可以順利的解決。

（1）我們如果低價賣給家世界，對原有的客户無法交待。

（2）家世界的售價太低了，會影響其他通路的銷售意願。

（3）這個供貨價格已經接近成本了，是最低的，不能再低了。

（4）我們沒辦法再給其他折扣了，再給就虧本了。