物業項目業户檔案管理流程

導語：物業公司為了更好的做好工作，在每個項目都會安排人員做好業户的檔案。下面是小編蒐集的物業項目業户檔案管理流程。希望能幫到你！

1、職責

（1）客服部負責業户身份資料相關信息管理。

（2）工程部做好業户裝修資料、各種圖紙管理。

（3）保安部做好業户物品出入申請、車輛等相關資料管理。

2、工作程序

（1）管理要求

①、業户情況發生變更時，應及時修訂檔案。

②、業户文件資料屬祕密級文件，原則上不得外借，如部門之間借閲，需得到部門主管的同意，填寫相關借閲記錄。

③、文件、資料要進行合理歸檔，分類整理。

④、檔案要經常進行清理，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料要及時清理。

⑤、部門須指定專人負責，做到業户檔案資料既服務於工作，又不向無關人員泄露。

⑥、業户的檔案資料必須保持完整性及完好性，杜絕丟失情況。

3、檔案管理

（1）當業户的第一份資料（含內部流轉有關業户的信息及業户本身填報信息）轉到項目管理中心相關部門後，按一户一檔的原則，立即建立相應業户檔案。

（2）為便於管理，每一份業户檔案資料需同時建立目錄篇（視工作需要，若資料很少，可以不做目錄），檔案的`相關信息增減時，需同時修改目錄。

（3）主管部門可依據本部門所存檔案資料的特點及性質，選擇適用於本部門的業户檔案管理存放方式：

①、客服部可採用掛牢分類存放等方式，便於日常頻繁的查閲。

②、工程部裝修圖紙採用檔案袋封存的方式。

③、保安部可視每户信息量的多少及使用頻率，選擇適合本部門工作的管理方式。

④、各部門需依據要求，於當日完成歸檔工作，將檔案的增減登記《業户檔案一覽表》中，交部門主管查閲。

（4）業户發生變更後，原業户的相關資料單獨存放，確認保管年限。超過保管年限後，經部門主管查閲後審批後銷燬，並做好相關銷燬記錄。

（5）客服部主管每週一對照《業户檔案一覽表》，對本部門上週建立的檔案進行全面檢查或抽查，發理問題及時予以指導，簽署相應評語。

（6）客服部每月5日前，將本部門上月各種檔案建立及管理情況，彙總成書面報告，由部門主管批閲後，上報項目經理。

（7）項目經理組織每半年對下屬部門進行一次全面的檔案檢查，分別安排在每年的三月份及九月份。

（8）相關部門借閲檔案時，需經部門主管同意，辦理相關手續。