关于档案归档的通知

公司各部门及负责人：

为了保障企业健康运营、规范公司档案管理工作，根据公司《档案管理规定》要求，各部门将本部门2011年度档案按时间顺序分类整理后，于5月20日前交至企管办公室进行归类存档。 存档范围：集团文件、各系统部门制度文件、集团要求集中管理的文件、外部政府管理部门文件、签订的各类合同协议等；

还包括各部门日常工作备案文档等。如生产管理制度文案、计划，各期生产纪要、记录、生管跟踪记录与生产反馈记录、生产会议纪要等；品质管控文案、各期分订单产品品质管控纪要、记录等；工艺管理制度文案、图纸、分件资料、物控核算原始数据等；采购供应商管理制度文案、价格管理文档、原材申购、入库、交接凭证等；业务管理制度文案、

订单备案、出货原始数据资料、国外清关数据备案、订单运行跟踪备案等。财务部管理制度文案、重要财务资料数据的备案。工务部门的物品领用记录、日常设备维护保养记录。仓储组物品申领记录，出入库登记等。

此外，各部门负责人结合本部门日常管理实际情况，提报未涉及的其他类相关管理文案及数据留档保存。

各部门上交档案中涉及后续使用的有重要文件、报表、业务记录等资料请在本部门同时进行留档备份。

以上涉及档案将根据情况不同分别予以三年、五年、永久保存。

企管部

2012年5月4日

关于档案归档的通知 [篇2]

机关各部门：

为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整安全，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：

一、档案整理、归档范围

根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。

时间范围为：

2017年两区管理机构分设至2017年底形成的档案，2017、2011年全年形成的档案

业务范围为：

文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的'具有查考价值的文件材料等；

机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件； 企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。

声像档案：记录我委在各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。 实物档案：反映我委职能活动和历史真实面貌的具有保存价值

的特定有型物品。包括：我委在各类活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导知名人士的题词字画等；我委自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等。

委机关档案整理、归档工作实行部门责任制度。文书档案、机关财务档案、实物档案由办公室负责；内资企业档案由投资促进局负责；外资企业档案由招商综合局负责、声像档案由党群工作部负责。

二、档案整理、归档的操作方法

按照《归档文件整理实施细则（试行）》的要求，各部门的档案整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。各部门在整理、归档工作中使用的档案用品由办公室统一进行购买。具体操作方法如下：

（一）归档文件应按件用不锈钢钉进行装订，也可用其他方法装订，但须符合档案保护要求，装订的文件要求左、下侧对齐。文件较厚的在左侧三孔穿线装订。装订前要去掉文件上的金属物，装订线上有字迹的应加边托裱，字迹不清的应复制与原件一起装订。装订要结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件，便于阅读。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。

（二）归档文件采取年度—组织机构—保管期限的方法进行分类，并保持分类稳定。年度指文书档案全部按年度分类，即将文件按形成年度分类。将归档文件按其保存价值的不同分别划分为永久

和30年、10年三种期限。

（三）归档文件在年度—组织机构—保管期限内按时间先后顺序进行排列，逐件编写流水号。同时在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。

（四）归档文件按年度、组织机构、保管期限、件号顺序分别进行装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。在盒脊设置项目中，填写年度、组织机构、保管期限、起止件号等项目。装盒时不同年度、不同期限的归档文件不能装在一个盒子内，盒号暂不填写，待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写。每盒内应放备考表（式样见附件2）一份，以说明盒内文件情况，无情况说明的也要填上整理人、检查人、时间等项目。

三、档案整理、归档的工作要求

（一）充实工作力量，加强档案建设。各部门要高度重视档案的收集整理和归档工作，把它作为本部门工作的一项重要内容，加强领导，统一认识，指定专人专门负责此项工作，切实将此项工作落到实处。

（二）做好档案整理工作，确保档案整理质量。各部门要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《机关文书立卷归档操作规范》的规定和规范要求整理档案。我委将根据各部门在实际工作中的需要，邀请市档案局相关人员，到我委对档案工作进行现场指导。

四、档案整理归档的时间

自本方案下发之日起，各部门对其形成的文件材料按年度进行收集和整理工作，各部门负责档案整理、归档工作的人员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制档案目录，

由部门负责人签字核准后准备向我委档案室移交。各部门（单位）档案整理归档应于3月10日前完成。归档移交工作具体时间另行通知。

附件： 1.归档文件目录（式样）

2.备考表（式样）

二〇一二年一月十三日