行政祕書怎樣做好會議記錄

會議記錄是公司裡行政祕書的一項日常工作，看似簡單，真正做好並不容易。它需要在會前、會中、會後投入足夠的時間和精力，充分考慮多種細節與因素。會議記錄是記載會議基本情況的文字材料，是日後工作中可供查考的憑證。它可以為檢查會議決議的貫徹執行情況、整理會議紀要、下達與上報會議精神、分析研究與總結工作提供依據。它的製作質量如何，不僅直接影響其日後轉化為檔案的質量。因此必須重視會議記錄工作。

　　某些會議記錄的質量問題是由於“先天不足”的原因造成的，具體表現有：

1.會議記錄本內無目錄。

特別是不填寫會議議題時，在利用時就要逐頁查閱，不僅效率很低，而且人為地增加了對案卷的磨損，不利於檔案的保護和保密。

2.記錄不完整。

有些會議記錄未記載會議日期、地點、主持人、記錄人;有些會議記錄只記了參加人、發言人的姓而沒有記全名;有些會議記錄只有參加人、時間和主持人而無會議內容;有些會議記錄雖有會議內容卻沒有記錄會議的議題等，使人很難了解會議的全貌。

3.會議記錄本沒有按工作性質分開。

如有的系黨總支同系行政共用一個會議記錄本(聯席會議例外)，給保管和利用帶來不便。

4.會議記錄本不固定。

有些單位是兩三個記錄本交叉使用，有的本子只記錄了幾頁就再也不用了;更有甚者，每次開會時臨時找幾張稿低記錄，過後就不知去向了。5.記錄字跡潦草、書寫材料不符合歸檔要求。有的會議記錄人經常使用圓珠筆、純藍墨水等不耐久字跡材料，而且書寫潦草，不利於會議記錄的日後查考和歸檔後的`長久儲存。

　　做好會議記錄應著重把握好以下三點：

1、準備細緻到位

認真細緻的準備工作是做好會議記錄的重要保障。會前，記錄人要對會議議題、主要內容進行詳細瞭解，對以往相關會議討論情況、會議決議等做到心中有數。

會議記錄通常採用現場文字記錄(筆錄或電腦記錄)和錄音(或錄影)記錄相結合的方式，一方面可以確保記錄內容的全面、準確;一方面也對有關準備工作提出了較高要求。

對此，記錄人應養成一種職業習慣：提前到達會場、提前除錯記錄裝置，避免因準備不足而影響會議記錄效果。

2、記錄完整真實

一份完整的會議記錄，除了會議主要內容外，還應包括會議名稱、地點、起止時間、主持人、記錄人、參會人員、列席人員、缺席人員、會議討論議題等要素。會議記錄的目的，就是要忠實記載會議召開時的情景，以便日後查閱。這就要求會議記錄必須真實，不能夾雜個人觀點，更不能有意增減發言內容。要儘量將發言人所說內容全部記錄下來，保持語言的原汁原味。

3、整理準確及時

會上記錄的內容只是一個草稿，會議結束後，須在草稿基礎上儘快整理成要素完整、文通字順、格式規範的會議記錄。

在此過程中應注意以下幾點：一是對記錄內容查漏補缺。根據會議錄音等對記錄文稿進行核對，對遺漏內容進行補充，對記錄有誤處加以修正。二是對人名、地名、機構名、事件名等專有名詞逐一核實。對個別無法確定的專有名詞，應根據錄音記錄，標註拼音。三是對記錄文稿進行全面整理。在不影響記錄真實性、完整性的前提下對文稿內容進行適當整合，確保記錄體例的規範統一。會議記錄經有關部門審批後，應及時歸檔留存。

　　為提高檔案質量，做會議記錄應該注意以下問題

一、使用固定的會議記錄本。記錄人員應選用紙質較好的會議記錄本，按會議性質分別記錄並按照會議的時間順序規範、完整地做好會議記錄。會議記錄本前三頁應寫有目錄，包括會議日期、內容摘要、頁碼、備註等欄目。會議記錄人應把每次會議的情況按目錄欄中的要求逐項填寫清楚，這樣不但查詢起來一目瞭然、十分方便，而且有利於檔案的保密和保護。

二、按照規範格式做好會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：　　

1、會議基本情況。包括會議名稱、開會時間(要寫明年、月、日及會議開始時間)、會議地點、出席人(人數不多的會議要把出席者的姓名都寫上，註明其他人員全部到會;人數過多的會議可只寫出席範圍和人數)、列席人、主持人、記錄人。上述內容要在會議主持人宣佈開會前寫好。

2、會議內容。包括會議議題、會議發言、會議結論等。會議內容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手並用，不能因注意力分散而出現疏漏。