中層管理者之時間管理

現代管理大師彼德德魯克說:“不能管理時間,便什麼都不能管理。”可見,良好的時間管理是正確的管理的基礎。作為高校執行最重要的工作承擔者之一的中層管理者,其工作通常涉及到學校各個不同機構,工作繁雜,而且每項工作都有一定的完成時限,使得他們在面對越來越大的工作壓力時,往往會因為缺乏時間管理的概念或時間管理不善而影響工作效率和工作質量。

　　時間管理的概念

愛因斯坦認為“時間實際上是鐘的讀數”,《辭海》對時間解釋為“有起點和終點的一段時間或它的某一點。以地球自轉一週24小時為根據”。從管理學的角度,時間具備以下四個特性:一、供給無彈性:時間與其他任何資源最大的不同在於時間的供給量是固定不變的,不會增加、也不會減少;二、無法蓄積:時間不可以被積蓄儲藏,不論主觀意願為何,都必須消費時間;三、無法取代:時間是任何活動所不可缺少的基本資源,是無法取代的;四、無法失而復得:時間一旦流逝,則永遠無法挽回。

時間雖然具備以上的特性,但是我們可以通過對時間的有效管理,來提高對時間的利用率,進而提高工作效率。管理學者傑克弗納對時間管理的定義是:有效地應用時間這種資源,以便我們有效地達成個人的重要目標。在管理學領域,時間管理是個人管理理論的一部分,其涵義是如何面對時間的流動而進行自我管理,將過去作為改善現在的參考,把未來作為現在努力的方向,而好好把握現在。簡而言之,時間管理的本質是個人管理,是時間使用者自我的一種管理,指個體為了有效地利用時間資源所進行的計劃和控制活動。

　　高校中層管理者時間管理存在的誤區

所謂時間管理的誤區,是指導致時間浪費的各種因素。目前高校中層管理者對於時間管理存在以下誤區:

工作規劃缺乏。工作規劃是確保主動、合理支配時間的基本要素,利用規劃可以有意識地支配工作行為,提高工作效率。相當一部分高校中層管理者沒有進行制定和調整工作規劃的習慣,由於工作缺乏合理規劃,導致他們在工作中往往存在工作目標不明確,重點不突出的問題。

組織管理不力。適當有序的組織管理可以調動下級的積極性,整合資源,使工作發揮最大效益,使管理者自己的主要精力和時間放在更重要的事情上。而部分高校中層管理者存在著工作職責不清,工作許可權不明確,工作內容重複,與下級溝通不暢,不善於授權,花費大量時間於具體事務,日常管理混亂等問題。

時間觀念不強。高校中層管理者事務繁雜,工作頭緒多,通常由於不擅處理不速之客和無端電話的打擾,陷入“文山會海”,突發事情出現等原因,處理工作時往往習慣拖延時間,不能在規定的時間內完成相應工作,造成工作效率低下。

紀律意識淡薄。由於個人缺乏紀律意識,工作缺乏責任感,部分高校的.中層管理者表現出工作態度消極,工作主動性不強,做事拖拖拉拉,遇事怨天尤人等問題。

　　高校中層管理者如何進行時間管理

對高校中層管理者如何進行時間管理的研究分析必須是在對時間管理的基本原則的認識和學習的基礎之上進行。時間管理的基本原則可以概括為以下六項:設立明確目標、制定有效計劃、分清輕重緩急、有序組織工作、合理分配時間、進行充分授權以及遵守規則紀律。高校中層管理者大多是學校的教學科研骨幹,同時承擔著繁重的管理工作,有效的時間管理對他們尤其重要。

設立明確目標,制定有效計劃。在制定目標前,首先要了解自己的時間使用習慣,做好時間日誌,詳細記錄自己每天的時間是怎樣花掉的,這也是時間管理的開始。通過時間記錄,找到浪費時間的根源,有針對性地進行調整改變,形成良好的時間使用習慣,這是制定和實現目標的先決條件。

在瞭解了自己的時間使用狀況後,才能制定工作目標。而一個完整的目標必須是具體的,可達到的,這樣目標才能發揮它的指導性作用;目標必須是可衡量的,任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準;目標的制定一定要與自己的工作和時間使用狀態具有相關性;任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定,因此目標一定要是基於時間的。

在確定了目標之後,就可以根據目標制定合理有效的計劃,這是進行時間管理的第一步。而制定一項合理的計劃大致分為以下幾個步驟:探尋完成目標的各種途徑,確定最佳的完成方式;將最佳完成方式細化為每月、每週、每日的行程表,並加以執行; 定期檢查細化目標的完成情況;調整行程表,保證最終目標實現的可行性;制定應急措施,幫助應對意外情況。

分清輕重緩急,有序組織工作。高校中層管理者的工作往往比較繁雜,涉及到學校發展的方方面面,要在繁雜的工作中抓住重點,就必須按照工作的“輕重緩急”來組織安排工作。需要強調的是,在考慮工作的優先順序時,應先考慮事情的“輕重”,再考慮事情的“緩急”。 “時間的四象限法”是個很好的工具。

“時間的四象限法”是美國管理學家科維提出的,這一理論把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分,基本上可以分為四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。一般人認為第一象限重要且緊急的事要馬上做,其次是做第二象限重要但不緊急的事。但科維提出的時間管理理論的重點是把主要的精力和時間集中地放在第二象限重要但不緊急的工作上,此類工作往往影響深遠,如不及時處理,就會變為第一象限工作。管理者如果過於關注第一象限的工作,會使人長期處於高壓力的工作狀態下,經常忙於收拾殘局和處理危機,很容易使人精疲力竭,不利於提高工作效率。所以,管理者平時應多投入一些時間在第二象限工作,縮小第一象限範圍。一個人的時間和精力都是有限的,對於不重要的事情,能不做就先不做。第三象限是緊急但不重要的事,這類事情看似緊急,需要馬上處理,但屬於不重要的事,對此類事情要學會拒絕。對於第四象限不重要也不緊急的事,要學會捨棄,儘量不去做。

合理分配時間,進行充分授權。高校中層管理者的工作往往具有“承上啟下”的性質,因此,增強其時間管理能力往往要體現在明確工作職責和範圍、安排不被幹擾時間、充分合理授權等幾個方面。

首先,明確工作職責和範圍。對於高校中層管理者來說,所面臨的工作可以分為三類:一類是職責所在而責無旁貸的;另一類雖然也是職責所在,但要求本身是不合理的;還有一類是職責範圍以外的。因此在接受工作任務之前首先要對工作的性質進行分析,明確其是否屬於自己的職責範圍,接受這一工作對實現目標是否有益等因素後再做出是否接受的選擇。如果勉強接受了本該由其他部門承擔的工作,一方面犧牲了自己的時間,打亂了自己的計劃,另一方面也不利於學校整體目標的實現。其次,安排不被幹擾時間。不被幹擾時間就是針對某項具體的工作而安排的一段相對完整的不間斷時間。由於高校中層管理者在工作時經常會受到上級或下級的打擾,在進行某項具體工作時,該工作經常處於不斷的啟動、停止、再啟動、再停止的迴圈。這就使得工作的有效時間難以保證。安排不被幹擾時間對此很有幫助。安排不被幹擾時間要遵守以下基本規則:不接聽或打出電話;不見訪客也不拜訪他人;不做不需要的談話及轉移;不做與計劃內工作無關的其他工作。第三,充分合理授權。授權是“將特定的工作任務和職責由一個人轉交給另一個人,特別是由上級轉交給下級的過程。”任何一位高校中層管理者都不可能獨自完成本部門的所有工作,需要將一些事情指派或授權給下級,這本質上是一種整體和部分的劃分,管理者的職責是保證各個部分目標的執行和實現,來實現整體目標。在這個過程中,高校中層管理者一方面要對被授權者信任,調動其主動性,充分授權;另一方面,必須重視監督和檢驗,保證被授權者的工作符合制定的目標。以實際工作中,工作任務往往會因為意外因素導致完成時間超出預期,而授權部分的工作延誤會被擴大影響到最終目標的完成。 因此,對每一項工作規定嚴格的完成期限,並要求被授權者在限定時間內報告工作處理結果,管理者據此和被授權者及時溝通,分析原因,調整計劃,授權效果會更為有效。

遵守規則紀律,加強結果監督。因為有紀律,才有秩序,才會有效率。工作缺乏責任感,工作態度不認真,做事拖拖拉拉通常都是缺乏紀律意識導致的。因此,在高校中層管理者的時間管理中,同樣需要強調規則與紀律。遵守規則紀律的核心體現在三個方面: 一、目標,在進行具體工作的時候,不管外界因素的干擾和計劃的調整,一定要明確工作的目標是什麼; 二、時間,計劃執行要有嚴格的時間限制,即使外部沒有規定截止的日期,自己也要樹立一個何時完成的目標; 三、調整,實時跟蹤工作的時間進度,及時發現存在的問題,及時修改計劃,將影響縮小在最小範圍內。四、激勵,對工作的完成情況進行必要的檢查,獎懲分明,用紀律對行為進行規範約束