企業設備檔案管理工作內容

企業設備儀器管理的主要任務是對設備儀器進行綜合管理。下面是小編為大家分享企業設備檔案管理工作內容，歡迎大家閲讀瀏覽。

　　一、設備儀器檔案管理的特點

1.設備儀器檔案管理的動態性特點，在設備轉移或報廢之前，設備儀器檔案隨着設備本身的變化而變化，在設備轉移或報廢之前，設備儀器檔案始終處在一種不確定狀態中。例如：一台設備在使用過程中，必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這台設備還在使用過程中，它就要不斷地產生新的文件材料，直到設備的使用期結束，設備儀器檔案才停止。

設備管理要求對設備進行全過程管理。一台設備從購置、安裝到轉移、報廢，要實行全過程的跟蹤管理。設備儀器檔案管理也必須符合這一要求。因為：第一，設備儀器檔案形成單位不同，也就是來源不同。例如，一台機械設備，隨機資料(裝箱單、説明書、易損零部件圖等)是生產廠家提供的：購置合同、計劃及開箱驗收單是企業設備管理部門形成的：而維修紀錄、改造圖紙又是由車間或設計部門產生的。設備儀器檔案的載體形式不同，它們後期形成的檔案內容也就不同。在某個具體設備儀器的檔案的保管單位內，其中有文字紀錄(如購置報告、批覆、使用説明書等)、圖紙(如原理圖、結構圖、安裝圖、易損零部件圖)、表格(如維修記錄、月報表、年報表)以及光盤等，沒有統一的模式，也不可能做出統一的規定。所以，檔案管理人員只有瞭解和掌握設備使用和變化的全過程，抓住重點，才能有的放矢地做好設備儀器檔案管理工作。

2.綜合性特點

企業設備儀器管理的主要任務是對設備儀器進行綜合管理。設備儀器檔案也是設備儀器綜合管理的內容之一，所以設備儀器檔案在管理上也具有綜合性的特點。

(1) 它表現為階段的綜合性特點。按照設備管理的'工作流程，設備從選購到報廢可分為四個階段;第一階段是設備的規劃、選購及安裝調試階段;第二階段是設備使用和維護階段;第三階段是設備檢修階段;第四個階段是設備的改造與更新階段。這四個階段是交替出現的，特別是一些老企業，需要不斷地更新設備，這種階段性表現更加明顯。

(2) 它表現為部門的綜合性特點，在一個企業內，設備儀器管理工作涉及到許多部門，實行綜合性管理，才能有效地保持設備的完好率。要堅持設計、製造與使用相結合，維護與計劃檢修相結合，修理、改造與更新相結合，專業管理與羣眾相結合，技術管理與經濟管理相結合。

3.多樣性特點。

(1) 按設備的來源區分：分為自制設備和外購設備(國內、引進設備)。自制設備是各單位根據本身生產工藝或科研、試驗的特殊需要而自行設計、研製的;外購設備則是各單位從國內市場或國外市場上購買來的。

(2) 按設備的行業特點區分：分為機械動力類設備，其特點是以單機形式存在，獨立承擔生產過程中某一種作用的設備;與基建相聯繫的輕化工設備，其特點是生產工藝連續性強，任何一個生產環節都不能中斷;儀器儀表設備，這主是用於檢測、檢修、計量和試驗等方面工作。

(3) 按設備的重要程度區分;機械行業分為精、大、稀設備和一般設備，建築行業分為主要生產設備和輔助生產設備。

(4) 按設備的使用大大性質區分：分為通用設備和專用設備。前者是指在某個行業中都能使用的、標準化程度較高的設備;後者是指只能在某個行業或某個生產環節上使用、專業性較強的特種設備。

　　二、管好設備儀器檔案必須做好四項工作

1.設備檔案的收集工作

(1) 設備的規劃、選購階段。新增設備規劃，就是根據生產工作發展的需要，在考慮提高現有設備利用率、對設備進行技術改造等措施後，還需要增加設備的計劃。使用部門必須向有關計劃部門提出申請，填報“新增設備購置申請單”，大型設備引進設備管理、器材供應、編制設備購置年度計劃，器材供應部門認真進行採購。

這一階段形成的設備文件材料主要有：新增設備購置申請單、論證報告、設備造型報告、訂貨合同、到貨通知單、提貨單、報關單(進口設備)、發票和運單。

(2) 設備開箱及安裝調試階段。新增設備到現場後，器材供應部門負責通知設備管理部門、有關計劃部門、質量管理部門、檔案館(室)等(引進設備還須邀請國家離檢局)共同開箱驗收，然後進行安裝調試，調試由用户、安裝單位、使用部門、職能部門共同進行。該階段形成的設備文件材料有：設備驗收單、裝箱單、説明書、使用手冊、安裝調試記錄、商檢證書、設備原理圖、線路圖、維修保養説明書。

(3) 設備使用、維護、檢修階段。該階段形成的設備文件材料有：設備使用記錄、維修記錄、技術改造紀錄等。

(4) 設備報廢處理階段。凡列人固定資產的設備，必須經有關部門批准後才能報廢。該階段形成的的設備材料有：設備報廢申請表、設備報廢鑑定與審批材料、設備報廢處理移交單等。

2.設備儀器檔案的整理工作

(1) 分類要科學。分類必須符合本單位的生產、工作性質與特點：根據本單位生產規模的大小，主要生產設備的多少，以及本企業的體制結構，靈活地選擇合適的分類方法。簡單地、機械地搬用別單位的現成分類方法是不適宜的。

(2) 組卷要遵循設備文件材料的形成規律，保持卷內文件材料的系統聯繫，便於檔案保管利用。與設備關係密切的管理文件材料，如設備管理工作計劃、總結、指標考核、設備轉讓、固定資產折舊管理以及其他綜合性文件材料，應列人設備類中組卷。設備維修中形成的文件材料單獨組卷，外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。

(3) 案卷和案卷內文件材料的排列應有機聯繫。設備類案卷可按設備依據材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、製造、驗收)，設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。案卷內文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在後。

3.設備檔案的鑑定工作

設備檔案的鑑定工作就是甄別檔案的保存價值，挑選有價值的檔案繼續保存，剔除無需保存的檔案予以銷燬。設備檔案的價值，首先在於客觀地、具體地反映着某一歷史階段，社會生產力三要素之一——勞動工具的規模、結構，技術水平。反應這一狀況的程度，決定了設備檔案保存價值的大小。利用需要決定着檔案的保存價值。鑑定檔案要根據每份或每組文件的具體情況，分析文件載體上所表現內容的重要性、有效性完整性，科學地判定檔案的價值，確定其保管期限。

4.設備檔案的保管工作

存在檔案的櫃架，本着自左至右，自上至下的原則，整齊系統地擺放在庫房內。通過的方向，應與自然採光或人工採光的方向相一致。要建立必要的檔案保管制度，例如，安全管理制度、檔案借閲制度、保密制度等。