商務祕書常識輔導:事務文書的擬寫
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事務文書是機關、團體、企事業單位在處理日常事務時用來溝通信息、安排工作、總結得失、研究問題的實用文體,是應用寫作的重要組成部分。下面yjbys小編為大家準備了關於商務祕書的事務文書常識,歡迎閲讀。
1.公文用紙及印裝格式
(1)公文用紙採用A4型。 (2)公文印裝要規範。
2.公文眉首格式
(1)發文機關標識(公文版頭)。 (2)公文份數序號(印刷順序號)。
(3)發文字號。 (4)簽發(會籤)人。 (5)祕密等級和保密期限。
(6)緊急程度。 (7)紅色反線(間隔橫線)。
3.公文主體格式
(1)公文標題。 (2)主送機關。 (3)公文的主體(正文)格式。 (4)附件及附件説明。
(5)印章(發文機關名稱)。 (6)簽署。 (7)成文日期。 (8)附註。
4.版記(文尾)格式
(1)主題詞。 (2)抄送機關。 (3)印發機關和印發日期。 (4)版記中的反線和版記的位置。
5.公文的特定格式
(1)信函式格式。 (2)會議紀要格式。
6.通告與通知
(1)相同點:都是用來傳達上級機關的意圖與要求,並要求下級機關或有關人員遵守、瞭解並配合執行的文種。
(2)不同點:告知範圍不同;格式不同;行文渠道不同。
(3)通知的寫作
1)通知的適用範圍:通知適用於批轉下級機關的公文;轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項,任免人員。
2)通知的分類:指示型通知;發佈型通知;批轉型通知;轉發型通知;任免型通知。
7.通知與通報
(1)相同點:都屬於告知性文種;都要求有關單位和人員瞭解公文內容或配合行動;都是下行文。
(2)不同點:發文目的不同;內容不同;發送對象不同。
(3)通報的.寫作
1)通報的適用範圍:適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。
2)通報的主要目的:傳播信息、溝通情況、交流經驗,一般情況下,通報不具有指揮性。
3)通報的分類:根據通報的內容,可分為三種,即表揚性通報,用於表揚好人好事;批評性通報,用於通報對違法亂紀人員的處理情況;情況通報,側重於告知,一般不涉及表揚或批評。
4)通報的表述方法可分為兩種,即直述式和轉述式。
5)通報正文的擬寫:通報正文的寫作以表揚和批評性通報為例,有四個要素,即傾向性導語、通報的事實(事件)、對事實(事件)的認定和分析、處理意見等。
8.請示與報告
(1)相同點:都是上行文種;行文對象一般都是直接上級機關。
(2)不同點:行文目的不同;寫作結構不同;結束語不同;處理方式不同;內容寬窄不同;發文時機不同;報送制度不同;失誤後責任劃分不同。
(3)報告的寫作
1)報告的適用範圍:適用於向上級機關彙報工作、反映情況、答覆上級機關的詢問。
2)報告的分類:工作報告;情況報告;調查報告;報送報告。
3)報告的擬寫:報告正文由報告導語、報告主體、報告結束語三部分構成。
(4)請示的寫作
1)請示的適用範圍:請示是下級機關向上級機關請求指示或批准時使用的文件。
2)請示的分類:請求指示的請示;請求批准的請示;請求審批的請示。
3)請示正文的擬寫:請示正文由請示原因、請求事項、結束語三部分組成。
9.函
(1)函的適用範圍:函是平行文,適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項。
(2)函的分類。
(3)函的擬寫:問覆函要做到問得清楚,答得明白;請準(審批)函的結構安排有點類似於請示(批覆)。
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