企業文祕如何準備交接儀式

導語：交接儀式，在商界一般是指施工單位依照合同將已經建設、安裝完成的工程項目或大型設備，例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機場、碼頭、車站，或飛機輪船、火車、機械、物資，等等經過驗收合格，正式移交給使用單位而舉行的慶祝典禮。交接儀式應遵循的禮儀，主要體現在交接儀式的準備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面。一起了解一下吧！

　　1.交接儀式的準備

⑴邀請來賓

一般應由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負責。在具體擬定來賓名單時，施工單位亦應主動徵求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對於施工、安裝單位所草擬的名單不宜過於挑剔，不過可以對此酌情提出自己的合理建議。

交接儀式的出席人員應當包括：施工、安裝單位的有關人員，接收單位的有關人員，上級主管部門的有關人員，當地政府的有關人員，行業組織、社會團體的有關人員，各界知名人士，新聞界人士，以及協作單位的有關人員等等。

在舉行交接儀式時，東道主既要爭取多邀請媒體記者參加，又要為其儘可能地提供一切便利。對於不邀而至的新聞界人士，儘量來者不拒。至於邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題，則必須認真遵守有關的外事規則與外事紀委事先履行必要的報批手續。

⑵佈置現場

舉行交接儀式的現場，亦稱交接儀式的會場。在對其進行選擇時，通常應視交接儀式的重要程度、出席人數、交接儀式的具體程序與內容，以及是否要求對其進行保密等幾個方面的`因素而定。根據常規，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經建設、安裝完成並已驗收合格的工程項目或大型設備所在地的現場。有時，亦可將其酌情安排在東道主單位的會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認可的其他場所。將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行，可免除大量的接待工作，會場的佈置也十分便利。特別是在將被交付的工程項目、大型設備不宜為外人蔘觀，或者暫時不方便外人蔘觀的情況下，以東道主單位本部的會議廳作為舉行儀式的現場，不失為一種較好的選擇。

如果將被交付的工程項目或大型設備的現場條件欠佳，或是出於東道主單位的本部不在當地以及將要出席儀式的人員較多等其他原因，經施工、安裝單位提議，並經接收單位同意之後，交接儀式亦可在其他場所舉行。諸如賓館的多功能廳、外單位出租的禮堂或大廳等處，都可用來舉行交接儀式。在其他場所舉行交接儀式，儘管開支較高，但可省去大量的安排、佈置工作，而且還可以提升儀式的檔次。

⑶準備相關物品

在交接儀式上，有不少需要使用的物品，應由東道主一方提前進行準備。首先，必不可少的，是作交接象徵的有關物品。它們主要有：驗收文件、一覽表、鑰匙，等等。驗收文件，此處是指已經公證的由交接雙方正式簽署的接收證明性文件。一覽表，是指交付給接收單位的全部物資、設備或其他物品的名稱、數量明細表。鑰匙，則是指用來開啟被交接的建築物或機械設備的鑰匙。在一般情況下，因其具有象徵性意味，故預備一把即可。除此之外，主辦交接儀式的單位，還需為交接儀式的現場準備一些用以烘托喜慶氣氛的物品，並應為來賓略備一份薄禮。在交接儀式上用以贈送給來賓的禮品，應突出其紀念性、宣傳達室性。被交接的工程項目，大型設備的微縮模型，或以其為主角的畫冊、明信片、紀念章、領帶針、鑰匙扣等等，皆為上佳之選。

　　2.交接儀式的程序

主辦單位在擬定交接儀式的具體程序時，必須注意兩個方面：一是必須在總體上按慣例執行，儘量不標新立異，加搞一套;二是必須實事求是、量力而行，在具體的細節上不貪大求全。

不同內容的交接儀式，其具體程序往往各有不同。但大致都包括以下五個方面：

⑴主持人宣佈交接儀式正式開始。

⑵奏國歌，並演奏東道主單位的標誌性歌曲。

此前，全體與會者必須肅立。

⑶由施工、安裝單位與接收單位正式進行有關工程項目或大型設備的交接。

由施工、安裝單位的代表，將有關工程項目或大型設備的驗收文件、一覽表或者鑰匙等等象徵性物品，正式遞交給接收單位的代表。此時，雙方應面帶微笑，雙手遞交、接收有關物品。在此之後，還應熱烈握手。

⑷各方代表發言。

按慣例，在交接儀式上，須由有關各方的代表進行發言。他們依次應為施工、安裝單位的代表，接收單位的代表，來賓的代表，等等，這些發言，應簡短明瞭。原則上，每個人的發言時間應控制在三分鐘以內。

⑸宣告交接儀式正式結束。

此時，與會者應再次鼓掌，表示熱烈的祝賀。隨後安排全體來賓進行參觀或觀看文娛表演。

參觀中，東道主一方應安排有經驗的陪同、解説人員，使來賓通過現場參觀，可以加深對有關工程項目或大型設備的認識。

若是不便邀請來賓進行現場參觀，也可通過組織參觀有關的圖片展覽或向其發放宣傳資料的方式，來適當地滿足來賓的好奇心。

在儀式結束後，若不安排參觀活動，還可為來賓安排一場綜藝類的文娛表演助興。表演者可以是東道主單位的員工，也可以邀請專業人士。表演的主要內容，應為輕鬆、歡快、娛樂性強的節目。

　　3.交接儀式的注意事項

在參加交接儀式時，不論是東道主一方還是來賓一方，都存在一個表現是否得體的問題。

⑴東道主注意事項：

①儀表整潔。東道主一方參加交接儀式的人員，必須要求他粧容規範、服飾得體、舉止大方。

②保持風度。在交接儀式舉行期間，不允許東道主一方的人員東遊西逛、交頭接耳、打打鬧鬧。在為發言者鼓掌時，不允許厚此薄彼。

③熱情友好。不管自己是否專門負責接待、陪同或解説工作，東道主一方的全體人員都應當自學地樹立起主人翁意識。一旦來賓提出問題需要幫助時，都要鼎力相助。不允許一問三不知、藉故推脱、拒絕幫忙，甚至胡言亂語、大説風涼話。即使自己力不能及，也要向對方説明原因，並且及時向有關方面進行反映。

⑵來賓注意事項：

①表示祝賀。接到正式邀請後，被邀請者即應儘早以單位或個人的名義發出賀電或賀信，向東道主表示熱烈祝賀。有時，被邀請者在出席交接儀式時，將賀電或賀信面交東道主，也是可行的。不僅如此，被邀請者在參加儀式時，還須鄭重其事地與東道主一方的主要負責人一一握手，再次口頭道賀。

②略備賀禮。為表示祝賀之意，可向東道主一方贈送一些賀禮，如花籃、牌匾、賀幛等等。

③預備賀詞。假若自己與東道主關係密切，還須提前預備一份書面賀詞，供被邀請代表發言時用。其內容應當簡明扼要，主要是為了向東道主一方道喜祝賀。

④準點到場。若無特殊原因，接到邀請後，務必牢記在心，屆時正點抵達，為主人捧場。若不能出席，則應儘早通知東道主。