PPT製作技巧大全大綱

當今社會自我宣傳顯得尤其重要，從總統競選到普通職員彙報工作都需要精心準備，以充分展示自我做好宣傳，其中“精彩演講加出色PPT輔助”是自我宣傳的必不可少的殺手鐗。在此與大家分享一些PPT製作技巧的感悟。

　　1、使用目的

　　1使用目的

我們都非常清楚PPT是微軟公司所設計的演示文稿軟件，主要供用户在投影儀或計算機上進行演示，廣泛應用於演講、會議、展示、商務辦公等多種場合，其軟件的開發初衷是通過PPT演示讓我們與人溝通的更加生動與有效，因此PPT基本定位就是溝通的輔助工具。

我們需要清楚認識PPT能為我們做什麼，簡單的來説就是幫助我們溝通打腹稿與提示，如奧x馬總統的精彩演講都有配有PPT支撐(據新聞報道，一次PPT出了問題，他的演講大不如從前，邏輯不強，漏洞很多)，從這個例子可以看出PPT的重要性，但我們也不能過於誇大PPT的功能，PPT也只是我們溝通的輔助工具，演講過程中，PPT是提示、演示的工具，不能代替演生動、煽情的演講者本身這個焦點，不能喧賓奪主。因此，清晰的定位PPT為溝通的輔助工具是我們使用與製作PPT的根基。

　　2觀看對象

PPT拿來做什麼用途，給誰看，直接決定着你這個PPT如何製作，因此，搞清楚PPT觀看對象是製作PPT的最重要的一步，根據經驗判斷你要展示PPT的觀看對象基本需求是什麼，通過我這次展示要達到什麼目的。不同的觀看對象直接決定着PPT製作類型與風格，例如面對萬人演講，PPT必須是簡潔、生動、醒目(字必須要少，而且字體必須要大)佔據其內容大多是有震撼力的圖片;科研彙報或諮詢成果展示，PPT大多內容詳實(文字不會少)、模型與圖表內容較多。在我們製作PPT實踐中，會不斷去總結與判斷針對不同觀看對象的PPT該是什麼樣子的。

　　3製作原則

大道至簡，結合本人多年的實踐與前人的經驗，我認為PPT製作應該遵循如下幾個原則：

(1)換位思考原則

上面提到我們使用PPT的目的及針對不同觀看對象，我們始終是把要溝通的對象放在第一位的，我們在製作PPT過程中和製作完成後，我們要始終要想，觀看的人能一下明白、簡潔、直觀嗎?以對方的角度去看問題和做事情，更容易得到對方贊同與理解，因此我們在製作PPT的過程中，要始終把觀看對象放在第一位，做到換位思考原則。例如我們是聽眾和觀看者，看到有一百多頁PPT和密密麻麻的小字，我們是什麼感覺，我想大家第一感覺就是催眠曲來了，通過從聽眾與觀看者的角度出發，我們要嚴格控制PPT篇幅與內容，業內也有很多人提出“10/20/30法則”，即演示文件不超過10頁，演講時間不超過20分鐘，演示使用的字體不小於30點。

(2)簡單易懂原則

我們製作PPT大多是為演講輔助之用(除有些特殊做研究參考之用)，內容簡單易懂是其基本原則，要做到觀看者看到其PPT演示頁，無需思考就能看明白，而且能記住。因此在製作過程中，需要把握幾個方面，如每頁標題需要簡潔醒目，只能有一個重點，相關論據觀點不易超過4個，並且每個觀點需要高度概括。據我們人類對文字、圖表理解與接收快慢與難度，我們製作PPT要堅持“能用圖，不用表，能用表，不用字”的一個原則。

(3)邏輯清晰原則

製作PPT和我們講話一樣要講邏輯，清晰的邏輯能讓別人更能聽清楚與記住我們所説的內容。PPT的靈魂-邏輯大到整篇演示稿怎麼來進行闡述，先説什麼，後説什麼，最後總結什麼等等，小到每一頁PPT要講什麼，這個主旨需要哪些論點支撐等等。好的有清晰的邏輯演示稿能讓觀看者順着我們思維邏輯走下去，更易融入其中，較容易達到我們演講溝通的目的。

4修煉階段

學習PPT製作沒有捷徑可走，需要我們大量的學習與實踐，方能製作出滿意的成果來。我們修煉製作PPT猶如學習一門武功一樣，都要經歷基本功、招數練習和融會貫通三個階段。

(1)基本功階段：首先必須要掌握PPT軟件主要功能技巧學習，如PPT模板設計，插入圖片編輯等基本技能，其次要掌握與PPT製作相關輔助軟件的學習，如PPT輔助畫圖軟件Think cell，圖片處理器Photo shop等。最後需要掌握結構化表達的一些基本技能，如學會選擇模板或畫出模板來表達觀點等。

(2)招數練習階段：這個階段重要的是掌握針對不同的觀看者、不同的場合，我們如何完整清晰的表達我們的觀點，做到很好輔助我們溝通的目的。這個階段學習是最長的，也只有通過我們勤加苦練和多做才能悟出其中的道道來，如整個文稿的邏輯怎麼安排，大的目錄怎麼做，每個大目錄下分幾個小部分闡述、顏色如何搭配、圖表如何運用，字體大小講究等等每個招數學習都不是一蹴而就的，需要在多做的過程中去反覆自我審視和他人的建議去改進，招商練習階段可以先從一頁PPT製作開始，從一頁PPT基本佈局、字體設置、顏色搭配等着手，逐步完善，找出感覺，也可以借鑑模板優秀前人所做PPT，模仿着去做，這樣效率較高。

(3)融會貫通階段：結合軟件的基本技能及製作相關招數的掌握，我們能形成一套自我的PPT製作套路，也就如我們説的武功大功告成，這個融會貫通階段，在製作過程中，並沒有多少招數與技巧指揮你怎麼出招，而是形成意識性製作習慣，也就是我們常説的“無招勝有招”，達到這個階段我們製作PPT效率和展示效果都達到一定水平，雖然達到這個階段，但並不是説不用在學習與進步，在製作的過程中也回過頭來檢視自己，否定自我，再行進步，把武功修煉到更高層次。

　　5常犯誤區

(1)上來就往PPT上寫，不注重前期策劃：我們都説過邏輯思考是PPT的關鍵，好的PPT一定經過精心策劃出來的，所以，在製作前我們需要相關素材及內容籌劃好，結構安排心中大致有個方向，才可以動筆開始製作，這樣的成效最高，這也是很多新手最容易犯的誤區。

(2)文字太多：整篇PPT文稿基本都是文字，基本的做法就是把WORD文稿上的直接複製上去了，全是文字的PPT視覺效果還不如WORD展示好，目前以文字為主的PPT製作基本以高校學術及新手製作為多，很多人會説，寫的文字太少，別人不明白或我講的時候沒有依據，不太好講，這正是犯了PPT製作的大忌，PPT製作是輔助溝通的工具，而不是讓你拿來做演講用來念的稿子，我們需要針對每頁PPT所展示的觀點，形成自己的語言，而非對着PPT上的文字去念，因此，要想製作一篇好的PPT應該以圖表為主，文字需要高度概括及精煉才行。

(3)顏色搭配我行我素：顏色搭配猶如我們人所穿的衣服，是襯托整個PPT視覺效果的關鍵，有些初學者自認為自己喜歡什麼顏色，就把PPT文字或圖表搞成自己喜歡的顏色，有些直接把PPT做成大紅或大綠的顏色(我最初也犯過這樣的錯誤)，前面原則中提到過，要有換位思考的原則，我們做的PPT是給別人看或欣賞的，我們的顏色搭配必須適合大部分的人的視覺偏好的，從人的視覺程度上來看，有些顏色是不適合放在一起的，如深紅與深綠搭配，讓人的感覺很突兀，刺眼，感覺不舒服。

(4)太過注重技巧與特效：初學者都有一種好奇，把自己的做PPT搞成動畫、音效俱全的，這樣才能顯示出專業性，其實不然，很多情況下，PPT的動畫和音效在較多商務場合下應用是不恰當的，因為動畫與音效是具有較大吸引力的，把聽眾更多注意力轉移到看動畫與聽聲音上了，而無法專注於你所講內容上，因此，現在很多商業PPT製作基本都不做動畫與音效，簡潔大方的PPT配合生動的演講能夠達到溝通更好的效果。

上面的思想篇更多講述了PPT使用的目的、觀看對象、製作原則、修煉階段及常犯誤區等，更多的是從“道”上去闡述PPT製作的方方面面，此篇重點從“術”上去揭示PPT製作的相關技巧與方法，讓我們真正掌握拿來一個PPT製作任務時，我們該如何下手，從哪裏下手，以及掌握哪些在做的過程中快捷有效技巧與方法等。

　　1製作步驟與過程

我們都非常清楚製造業非常講究工藝流程的把控，因為相關步驟與流程是提高工效的關鍵，因此PPT製作也要講究製作步驟與過程的把控，雖然我們每個人的習慣不同，製作PPT的步驟與過程也會因人而異，但是在多位前人的經驗的總結下，還是有些製作步驟值得借鑑和參考。堅持一段時間做一件事和專業分工規律，

我把PPT製作步驟與過程分成如下5個。

(1)前期準備：形成良好的前期準備的`習慣，對於提高製作PPT製作成效顯得尤為重要，前期準備一般包括：幾個相對固定的母板(根據不同的PPT風格要求選擇不同的母板，不需要太多，3個左右即可，形成有自己特色風格，設定好的模板對logo顯示、文字大小，顏色搭配，正文內容格式都有固定風格於與模式，所以在後面內容及圖表編輯過程中就不提文字大小、顏色搭配等，這是前期模式化固定好的)、圖表資源庫(能夠做到分類，要熟悉，根據不同內容能夠快速調用)、其他素材資源及工具(包括PPT軟件及輔助工具的準備，其他常用的圖標資源等)，這個前期的準備是一個基礎性的工作，對以後我們製作每一個PPT都有很多幫助，務請初學者儘快建立起自己的範式與資源素材庫。

(2)邏輯構思：想好我們我這篇PPT需要展示的主旨是什麼，有哪些部分構成，相關的觀點與結論都要有個基本的設想，採用的結構邏輯是什麼，如我們寫作文，如議論文格式，採用總分、分總、總分總等模式，整篇PPT中是否在完成一個部分需要一個總結篇，整篇完成後，來個總結篇，總結篇放在文稿最前面還是最後面?總之，邏輯結構是整個PPT的大致骨架與靈魂。

(3)填充內容：在定好整個PPT邏輯構思後，PPT的大致骨架與靈魂基本顯現出來，我們需要根據這些骨架上去填充血肉，也就是我們所説的內容部分，填充內容從細分如下3個步驟，第一步是資料蒐集、閲讀與整理歸納，好的素材與數據對於PPT支撐顯得尤其重要，因此資料素材的質量與歸納總結的好壞對整個PPT質量起着關鍵作用。第二步，根據整理歸納的資料及文字粗略放在整個PPT篇章上，按照前面的邏輯構思上去放，這個時候無需對文字內容進行太多的編輯與提煉、刪減等，重要的是先把內容放上去，血肉大致輪廓要出來。第三步，也是較為重要的一步，對每個部分及每篇PPT的文字進行編輯、刪減、提煉、及相關表達方式的修改(如避免使用過多的專業術語，能夠相對有些口語化的詞句，做到簡單易懂)，這個步驟可能需要花費的時間較多。填充內容過程中，我們也要注意整篇PPT長度與內容多少，是否合適，根據我們換位思考原則，進行再調整。

(4)圖表編輯：經過上面內容的填充，整個PPT的框架及內容都有了，剩下的就是把這些內容進行結構化與圖表化，讓觀看者更容易理解。首先想着怎麼把這篇PPT結構化掉，如讓觀看者一眼就懂，無需思考，首先要做到每篇PPT標題簡練醒目，其次看看PPT內容哪些可以做成圖，哪些可以做成表，如有些內容帶有數字、流程、因果、衝突、趨勢、時間、並列、順序等都可以我們準備好的素材模板進行結構化處理，有些可以用表格來表達，實在不行最後文字來説明，前面也提到過要堅持“能用圖、不用表;能用表，不用字”的基本原則。有些只能用文字來表達的時候，我們配上和文字內容相關的圖片，也能使我們的表達更加形象和直觀。圖表的編輯需要我們不斷的去搜索與積累相關素材，理解這些內容該如何有效結構化處理，以及一些配圖如何美化處理，因此圖表編輯也是體現PPT製作的基本功，可以參考一些別人優秀的PPT文稿，借鑑吸收其結構化思想，不斷積累與持續創新學習。

(5)檢查修改：經過以上步驟的操作，整個PPT文稿基本成形，但離成稿還有關鍵的一步就是通篇閲讀、檢查、修改。整篇PPT文稿製作完後，至少需要在放映模式下通讀三遍，在通讀過程中去思考有哪些地方表達不恰當、標題提煉不準確、總結不完善、內容結構化處理不好，以及是否有錯別字等等，如果有可能的話，可以把自己修改完成後PPT文稿讓旁人閲讀一下，提出對這篇PPT的建議進行適當修改。

經過以上五個步驟就完成一個PPT文稿的製作全過程，根據我多年實踐，這五個步驟按照用時來看，佔到最多是填充內容，約佔到50%，其次是圖表編輯30%，再次是邏輯構思，約佔10%，最後是檢查修改，約佔10%。(注，前期準備如果有先期積累，無需花費時間)。

上面五個基本步驟，看起來並不難，但是真正掌握，實際運用起來還是需要一個過程的，在這期間，我們只有通過“多做、多模仿、多積累”來進行提高，別無捷徑，勤加練習直至融會貫通，借鑑參考高手的作品，進行模仿是快速提高的有效辦法，在平時搜索資料和製作PPT過程中多積累素材庫資源，能夠起到事半功倍之效，平時要對這些素材庫做好分門別類的整理，以備後用。

　　2技巧歸納

(1)母版設定：通過母版設定可以提高整個PPT編輯效率及整體風格的統一。母版主要有母版標題、頁面高度與寬度、母版文本、母版色調、母版底色圖片、母版項目符號、母版LOGO等設置內容，固化幾種母版模式，以備後用，根據不同的題材與風格選用不同的母版。可以收藏與借鑑高手的母版。

(2)邏輯構思：一個好的PPT不應該是其美感、動畫等，而應該是邏輯構思嚴謹。一般我們製作PPT堅持金字塔思維模式(與管理諮詢思維模式差不多)，即中心論點加分論點及論據等。需要做好分類邏輯，一般都是從結論説起，因此對我們的提煉總結能要求較高。這種思維模式的可以通過在不同行業及應用場合進行訓練，也可以參考《麥肯錫思維》這本書籍內容，訓練自己的結構化思考、邏輯思維能力。

(3)文字排版：文字排版主要分為標題(一級及二級)、正文文本大小及顏色設置等。每篇一級標題應該反映本篇的主題，二級多為論據，不易把標題級別搞的過多，這樣增加觀看者負擔，一級標題多設置為36號左右，字體為黑體或雅黑，顏色根據色彩搭配原則設定。二級標題設置為30號左右，字體為黑體或雅黑，顏色根據色彩搭配原則設定。正文內容設置為20號左右，字體為宋體或楷體，顏色多設置為黑色。正文內容的排版要突出重點，一般要求一段文字不要換行(精煉提煉，換行增加負擔)，儘量省略標點符號，一句話説完就行。文字內容最好別超過6行，太多無法聚焦，儘量少用斜體或藝術字等。最後要做到文字排版的字體、大小、字型、符號、顏色、關鍵詞六個一致性。

(4)色彩搭配：PPT色彩搭配存在主色和輔助色之分，其中PPT主色為視覺衝擊中心點，PPT輔助色起到平衡主色的衝擊效果和減輕其對觀看者產生視覺疲勞，有一定的視覺分散效果，一般情況下，PPT色彩搭配應該有主色和輔助色。同時色彩還分暖色系與冷色系，暖色系和冷色系以紅和藍為代表。目前PPT色彩搭配主要分為三種，第一種是同一色調搭配，如橙白、藍白、紅白、綠白等搭配、第二種是類似色調搭配，如橙黃、橙綠等搭配;第三種是對比色調搭配，如橙藍、橙紫等搭配。主色在配色完成後，可以搭配些輔助色(黑、灰、白)可以起到很好的過渡作用。在PPT製作顏色搭配要把握不應超過3種顏色，如果過多，花花綠綠的，不太專業。

(5)圖形處理：如果要使用有衝擊力的照片，最好設置為全屏模式，在一般情況下，要做到圖片大小一致，底色基本相同，可以統一加上邊框，可以使用PPT軟件的自帶的圖片編輯器，可以設置成你所需要的不同形狀。如果要使用外部圖片，可以用QQ快速截屏鍵(CRTL+ALT+A)，如果要使得自己的圖片具有一定的創意或較好效果可以使用外部輔助工具，如PS等。平時可以根據不同題材積累一些唯美的圖片，經過統一處理，以便以後常用，也可以在製作過程中，搜索百度圖片裏面檢索相關主題圖片。

(6)操作技巧：這裏列舉一些常用的操作技巧和快捷鍵。

1)複製與粘貼：這主要分為有個格式複製粘貼和無格式複製粘貼，在PPT2007以上版本上可以，通過粘貼的不同方式來選擇是否帶格式，首先複製，粘貼的時候不要用快捷鍵，而是用鼠標右鍵，會出來幾種選擇，選擇保留原格式就是帶格式分複製，選擇第一種不帶格式，同時可以複製成為圖片格式等。還可以同這種方式直接與粘貼整頁PPT(保留格式或不保留格式)。

2)快速對齊：快速對齊的使用，有很多圖片、或文本不要用自己的視覺來對齊，可以使用排列-對齊方式

3)格式刷：可以用格式刷達到同樣的格式(或者使用快捷鍵F4)

4)放映時黑白屏：放映模式，按B黑屏，按W白屏

5)增加撤銷次數：在PPT選項中-高級-編輯選項，把次數20改為150次

6)快速定位PPT：數字+回車(回到數字所在頁面);同時按下鼠標左右鍵並停留2秒鐘以上(回到PPT封面)

7)插入形狀：在插入形狀過程中，如果拉昇圖形大小，而不使圖形變形，可以按照shift鍵再進行拉大縮小，其形狀不會變

還有其他很多操作技巧與快捷鍵，自己可以搜索相關進行學習，主要在於孰能生巧，提高製作效率。