文祕人員會議管理方法

導語：文祕工作應該如何管理呢？下面是文祕人員會議管理方法，歡迎參考！

　　●使會議開得卓有成效

開會要花費寶貴的時間和金錢。故而會議要在有必要時才開，並且要開得簡短有效。

1.每次一開始就讓大家都清楚會議目的。

2.如果某個問題不開會也能解決，就不要開會。

3.要認真考慮，是甚麼使會議成功，反之又是甚麼使會議不成功。

4.要考慮：如果不開這個常規會議又會怎麼樣。

5.請記住，上級主管參加會議會抑制討論。

6.在工作場所以外的地方舉行會議，大家都會覺得輕鬆。

7.要熟悉正式會議的各種程序規則。

8.要注意正式會議所具有的一切法律要求。

9.開會前先通知與會者，要他們注意會議討論的重點。

10.信息要加以選擇，避免過多。

11.組織視像會議和打出會議電話時要考慮世界各地的時差。

12.通過限制網上會議時間使會議完善。

13.電話會議上發言時要重複你自己的姓名。

14.仔細考慮你要召開的會議的類型。

15.會議要儘可能小，以免分散注意力。

16.在容易看見的位置上放一個表或鍾，以便掌握時間。

17.凡輔助文件均應與議程一併發出。

18.會前先拉幾個盟友。

19.開會前必須確信一定能達到會議目的`。

20.只要有人偏離會議方向，立即提醒他們注意議程。

　　●會議準備

為準備會議花的時間是不會浪費的。確信正確的人於適當的時間、適當的地點前來參加會議，並確認他們能作出正確的決定。

21.要考慮與會者在羣體合作狀況下的工作情況。

22.決定開會時間前要先考慮交通時間。

23.如果人們不能出席則應該重新安排會議。

24.在議程各個項目旁列出發言人姓名。

25.要避免在低效能時間開會，如午餐剛結束後。

26.任何議程變動都必須通知主持人。

27.議程要儘可能短小簡單。

28.儘量將議程限制於一頁紙上。

29.最重要的事應該安排在議程的前面，要趁與會者精神狀態最好時討論。

30.要考慮須長途跋涉趕來開會的人所花的時間。

31.要確保有向殘疾與會者提供便利條件的設施。

32.必須將電話轉移出會場。

33.將有可能出問題的會議安排在中立地開。

34.要求你的後勤人員核實會場當地公共交通的線路站點、運行時刻表和季節變化。

35.要找個確保沒有干擾的會場。

36.要考慮多種座位方案後再選擇最合適的一種。

37.使用圓桌可使會議定調為非正式。

38.務必使全體與會者既能看見又能被看見。

39.座位之間應有一臂長的間隔。

40.不能讓與會者受太陽直接曝曬。

41.要求與會者關閉移動電話和傳呼機。

42.不要用很舒服的椅子，以防與會者打瞌睡。

43.開會前要檢查所有的視聽輔助是否完好。

44.要謹防會場過度提供酒菜牟取額外利潤。

45.要確保特殊飲食在需要時能有供應。

46.會前不要喝太多酒，酒很難提高工作效率。

　　●出席會議

一個會議的每個參加者都有責任確保會議達到目的。故而要預先準備，積極發言，使每次會議都有成效。

47.會前擬出自己的發言稿。

48.和其它參與者在會前詳細討論並解決有問題的議案。

49.要保持積極的臉部表情和音調。

50.為自己的排練錄像以檢查説話是否清楚。

51.開始發言前先作深呼吸。

52.既然一個意見是你自己的意見，你就應該信心十足地講述。

53.不要打斷別人發言，而應讓他們暢所欲言。

54.要用不同的詞彙講述相同的意思，使之更生動有趣。

55.談判時要識別任何有一致性的地方。

56.為使每次會議成功，你要盡到個人責任。

57.鼓勵那些在常規會議上輪流當主席的人。

58.即使你要否決某項動議，也要儘量找出至少一處共同點。

59.作為一名主席，要確信你能聽得進各種觀點。

60.必須按照議程順序作會議記錄。

61.建議主席在新會議記錄定稿前先念一遍。

62.根據會上所做筆記，會後立即寫出會議記錄。

63.會議記錄寫完後，還要使句子簡短中肯。

　　●主持會議

每個會議都需要主持人指導進行。如果你主持會議，最重要的任務就是必須確休每次會議順利進行，成功結束。

64.要公開提問，鼓勵每位與會者説出自己的觀點。

65.要求某些與會者就你主持會議的表現作出真實的反饋。

66.儘量於會前認識新來者。

67.要於會前透徹研究主要觀點的領袖。

68.將會議安排在午餐之前，這樣就較容易按時結束。

69.會議一開始就告訴與會者會議計劃需進行多長時間。

70.讓遲到者知道他們的行為對會議不利。

71.要制止支流辯論和私下交談。

72.請發怒的與會者談談發怒的原因，以此消弭憤怒。

73.要用積極的響應鼓勵遲疑的與會者。

74.在與會者中尋找感興趣的正面跡象。

75.如果有人必須在你之後發言，應注意他們是否不耐煩。

76.可挑選出某些人，向他們提一些直接的問題，以引起辯論。

77.要掌握適用於會議的正式的紀律性程序規則。

78.用片刻沉默將會議從爭吵中帶回到正軌上來。

79.必須清楚每次會議的規則。

80.開會時要儘量使大多數與會者站在你這一方，從而孤立搗亂份子。

81.要改變會議氣氛，須先改變議題。

82.驅逐任何搗亂份子須在不得已時而為之。

83.要趁全體與會者在場時安排好下次會議。

84.確保各項決議記錄在案。

85.必須儘量以積極的調子結束會議。

86.向每位到會者、所有的發言人致謝。

87.要區別書面規則與非書面儀式。

88.可為正式會議錄音以確保會議記錄的準確性。

89.向與會者提供收發信件服務。

90.首先處理日常事務和管理事務。

91.應在簽名報到台旁設一信息台。

92.會場吵鬧時要站起身顯示主席的權威。

93.要為小組委員會制定準則。

94.不要過多使用程序，因為這樣有可能會抑制自由討論。

95.可將複雜問題委託給一個工作小組，由他們晚些時候彙報。

96.請記住，你有權決定何時閉會。

97.為重要會議錄像，以便將來參考。

98.要儘可能簡化程序規則。

99.面對抗議**要保持冷靜，**可能會自行消失。

100.如果與會者大發脾氣，可宣佈短暫休會。

101.預先與保安人員商討處理搗亂份子的程序規則。