祕書該如何做好會議通知工作

辦公會因屬例會，時間、地點一般是相對固定的。對於工作程序已形成多年的企業，辦公會議通知一般不必另行製作，而是在企業每週重大會議活動安排表中註明（見會議活動安排表）。辦公會組成人員對已成慣例的辦公會，自然會在看到會議活動安排表後預留出時間。但對會議題相關的職能部門，祕書人員應在發送會議活動安排表時，對其額外叮囑下週辦公會時間即出席人員。某些企業，因工作程序或企業領導人工作習慣等原因，辦公會仍需製作會議通知。

祕書人員無論用何種方式事先通知了與會者，在會前仍要當面或用電話再次確認與會者是否能按時出席。如不屬會議的.第一個議題相關的職能部門，還應另行明確何時到會和參會地點。

　　案例

某公司決定於某月某日召開一次重要會議，公司董事長指定公司業務部王經理一定要參加。交辦此事的一位辦公領導還特別交代，要提前發通知，以便於王經理預先安排工作等等。值班人員馬上將開會的時間、地點、內容、要求通知到王經理的祕書，並要他及時向上彙報。但到開會的前一天，王經理有事與董事長通電話，電話中王經理説：“沒有接到通知，我已安排明天有會，有幾十人參加，怎麼辦？”董事長馬上找發通知的人員查問，經查實，某月某日某時已通知到王經理祕書。為什麼會出現這個問題，關鍵在哪裏。

經過與王經理的祕書核實後，祕書承認已接到會議通知，但因為王經理當時正忙，所以沒有按要求立即報告，後來忘記了，造成兩會衝突。最後只能服從董事長的安排，取消了王經理安排的會議。

　　分析：

作為一名專職的經理祕書，雖然工作繁忙，但是如果安排得好還是可以避免失誤的，就是説辦事情要有主次之分、急緩之分，領導再三囑咐要辦的，應屬於重要的，緊急的，要及時辦理。即使當時無法通知，過後一定要及時補正。如果王經理的祕書，能注意到這方面，立即報告，或過後及時補充，就不會出現兩會衝突的事情。