採購管理的規則

引導語：下面小編就給大家介紹採購管理的規則，謝謝您的閲讀，祝您閲讀愉快。

　一、七大規則

1.建立企業費用支出明細表。

企業所有的費用都應該詳細記錄在一張表上，這樣一方面有助於發現資金節約的機會，避免產生浪費，另一方面也有助於把企業的採購業務和行業標準進行比較，消除無效的採購操作。

2.進行費用分析。

通過費用分析，企業根據自身的購買力需要明確採購什麼、誰來採購、向誰採購。通過分析，應該解決一些關鍵的問題：採購費用是多少?與同行業的其他企業相比，採購成本的高低情況?首選供應商的採購量是多少?此外，通過費用分析企業也能夠明確支出項目，制定相應的採購戰略以降低採購成本。有一點須指出，費用分析是一個持續進行的過程，不能間斷。

3.支持戰略性採購。

戰略性採購是任何成功採購的精髓。遵循第一、第二個規則後，要為每一項費用支出制定一個戰略。企業應明確以下問題：為了節約成本、提高服務質量，企業應如何改進供應鏈?企業的供應需求是什麼?如何制定統一採購規範，內容包括產品質量、配送、服務條款和單位成本?如何採購可替代性產品?一旦這些問題得以解決，制定出相應採購戰略，企業就可以胸有成竹地與供應商談判。同時，這也為將來評估供應商績效奠定了基礎。

4.從戰略層面應用技術。

與供應商簽訂合同後，企業需投資安裝跟蹤採購活動的軟件，向供應商發送電子訂貨單和其他電子文件，這樣既有利於減少書寫錯誤，又能夠加快訂單的處理。採購軟件技術能夠使訂貨更加快速便捷，將節約出的訂貨時間用來完成更加重要的任務。此外，採購軟件技術也能夠簡化企業費用分析和合同部門間信息的溝通，這樣有利於同供應商建立同盟關係。換句話説，企業可以通過軟件技術瞭解供應商是否確實在供貨，以及企業員工是不是從重點供應商那裏採購原材料。但有一點：技術不是採購的萬能的鑰匙。電子採購系統是十分有用的採購輔助工具，但是為了獲得長期的效益，企業需要對操作人員進行專業培訓。

5.將採購業務提升至企業發展重要戰略地位。

如果得不到高層經理的認同，再好的採購計劃都是沒有意義的。因此，企業應思路清晰地闡明如何降低採購成本，從而贏得財務總監的認可。

6.擬定合理計劃確保獲得企業內部的支持和供應商的執行。

假如企業已經明確成本節約的機會，也能夠監控供應商的業務執行情況，同時高層經理也認可了採購計劃，然而採購部門仍以高成本從很多供應商購買服務和產品。這種情況下，企業應該確保有適當的人員、以適當的方法激勵供應商和員工。請牢記：供應商對採購計劃的執行和績效的評估負有同樣重要的責任。為適應時刻變化的需求和企業間合作關係，企業要考慮供應商所提供的產品和服務的質量及柔性，從而確定這個企業是否容易合作。

7.改變企業員工行為。

員工參與對於一個成功的採購計劃是至關重要的。因此，企業必須激勵員工積極參與，使他們瞭解採購的作用及其對整個企業的影響力。員工的思維和行為方式必須和採購流程相一致，其態度和信念也必須符合企業的採購理念。每當企業有新的變動或者採用新技術時，員工都會感到有壓力。所以，開誠佈公是非常重要的，要向員工解釋企業進行變動的原因及其能夠帶來的好處，解答他們的疑問，減輕他們的壓力，告訴他們如何做才對公司有利。這就是企業變動管理所面臨的挑戰。改變企業員工行為非常重要，所以再強調一遍，因為如果員工不支持，任何計劃都是紙上談兵。

二、採購分類

工業企業的採購,即企業購買生產或支持企業生產所需物資的過程。一般來説,企業採購過程包括明確採購需求,甄選供應商,確定採購價格,確定交貨時間、地點,簽訂合同並按要求收貨付款等程序。

根據不同的標準可將採購分為不同的類型,按地區可分為國內採購和國外採購;按採購方式可分為直接採購、委託採購和調撥採購;按採購政策可分 為集中採購和分散採購;按性質可分為一般採購和項目採購;按採購主體可分為政府採購和集體採購;等等。以下就企業常用的集中採購和分散採購以及代表企業採購作業新潮流的準時採購方式作簡單的介紹。

1、集中採購

集中採購是指企業的所有采購任務由一個專一部門負責,具體辦法是將企業各部門的原材料需求集中起來,由採購部門集中向供應商詢價、發標訂購。集中採購可以使企業採購部門用較大的採購量作為砝碼,得到供應商較好的折扣價格,同時由於採購作業量的減少而使企業採購的成本降低,從而降低企業原材料成本。

2、分散採購

分散採購是指企業的`採購作業分散在各個使用部門,各個部門或各獨立單位自行滿足採購需求。分散採購能比集中採購更快地滿足使用單位的需要;如果使用單位地理位置極度分散,分散採購還能通過就地購買節約運輸成本。

3、準時採購

準時採購,也叫JIT(JustInTime)採購法,是一種先進的採購模式,代表着企業採購發展的新方向。

準時採購和傳統的採購方式有許多不同之處,主要表現在如下幾個方面:

第一,較少的供應商,甚至單源供應。

第二,供應商的選擇標準不同。

第三,對交貨準時性的要求不同。

第四,對信息交流的需求不同。

第五,制定採購批量的策略不同。

　三、管理誤區

1.採購只要保證“貨比三家”就行了

很多企業的管理者認為管採購只要保證“貨比三家”就行了，通常都要求負責採購的工作人員申報採購方案時都要提供至少3家報價，管理者審批就看有沒有3家的比價，再選一個價格合適的(絕大多數時候是選價格最低的那一個)。這個辦法很簡單，在採購管理上，把這種採購方式叫作“詢價採購”或“選購”。但這樣的管理方法有沒有問題呢?有，而且問題還不少。其實，很多管理者都可能會發現“貨比三家”的方法經常失靈：這3家是怎樣選出來的?中間的代理商算不算數?同樣類別的採購這次審批的3家和上次的3家是不是同樣3家?會不會有申報者通過操縱報價信息影響審批者決策的可能?為了防備這種可能，我們往往又要求採購工程師只提供客觀的報價而不能有任何主觀評價，結果上邊的問題依然存在，又屏蔽了可能有用的決策支持信息，還免除了申報者的責任。

為什麼“貨比三家”還不管用?這並不是“詢價採購”方式本身的問題。問題的根本原因是沒有配套的合格供方管理機制。在這種情況下，採購的管理者最終簽字選擇供應商，表面上擁有絕對的決策權，但由於採購人員可以自由詢價，從而擁有實際的決策權。這種管理模式不改變，無論怎樣“貨比三家”都是徒勞的。

解決這個問題的關鍵是要給採購人員的詢價活動圈定一個範圍，這就是“合格供方評審”。“合格供方評審”本是質量管理的概念，但從更廣義和實用的角度，就是管理者按照一個質量、成本等方面的標準，劃定一個範圍。這個範圍可以由企業高層管理者直接決定，也可以由一個委員會決定。總之，採購執行人員不能單獨決定這個範圍，也不能跳出這個範圍活動，並要對每次採購活動中這個範圍內的決策支持信息負責。

2.招標“一招就靈”

招標的採購方式給人以客觀、公平、透明的印象，很多管理者認為採取招標方式，可以引入競爭，降低成本，也就萬事大吉了。但有時候招標也不是“一招就靈”。為什麼要招標?什麼情況下該招標?還有什麼情況可以採用更合適的採購方式?這涉及到採購方式選擇的問題。常用的採購方式有很多。常用的主要有：招標採購、競爭性談判、詢價採購、單一來源採購等。

招標：除了最終用户及相關法規要求必須實行招標的情況以外，在對採購內容的成本信息、技術信息掌握程度不夠時，最好採用招標的方法，目的之一是為了獲得成本信息、技術信息。

競爭性談判：招標時，我們可能會遇到這樣的情況：或者投標人數量不夠，或者投標人價格、能力等不理想，有時反覆招標還是不成，是否繼續招標，很是讓人苦惱——招也不是，不招也不是。其實，這時候我們沒有必要非認準招標不可，大可以採取“競爭性談判”的方式。競爭性談判的方法與招標很接近，作用也相仿，但程序上更靈活，效率也更高一些，可以作為招標採購的補充。

詢價採購(即選購)：對於我們已經很好掌握了成本信息和技術信息的採購商品(包括物資或服務)，並且有多家供應商競爭，我們就可以事先選定合格供方範圍，再在合格供方範圍內用“貨比三家”的詢價採購方式。

單一來源採購：如果我們已經完全掌握了採購商品的成本信息和技術信息，或者只有一兩家供應商可以供應，公司就應該設法建立長期合作關係，爭取穩定的合作、長期價格優惠和質量保證，在這個基礎上可以採用單一來源採購的方式。

合理運用多種採購方式，還可以實現對分包商隊伍的動態管理和優化。比如，最初我們對採購內容的成本信息、技術信息不夠了解，就可以通過招標來獲得信息、擴大分包商備選範圍。等到對成本、技術和分包商信息有了足夠了解後，轉用詢價採購，不必再招標。再等到條件成熟，對這種採購商品就可以固定一兩家長期合作廠家了。反過來，如果對長期合作廠家不滿意，可以通過擴大詢價範圍或招標來調整、優化供應商或對合作廠家施加壓力。

3.檔案保存好，採購信息就都留下來了

在調研和諮詢過程中，有不少管理者很早就意識到採購管理存在問題，但苦於無力改進或來不及改進，於是要求相關人員把所有和採購相關的記錄、文件統統存檔，以待具備條件時分析信息、改進工作。但實際上，從這些保存完好的採購檔案中，往往還是得不到充足有用的信息?甚至有很多必要的信息永遠無法獲得了。這在很大程度上，就是由於採購工作過程不夠規範引起的。比如，規範的採購管理要求在詢價時供應商應對不同規格型號的設備單獨報價，但採購人員往往把不同規格型號的設備打包，有時甚至把不同類型的設備打包詢價，每次打包的方法和數量都不一樣。這樣一來，歷次詢價信息無法落實到具體產品，無從比較，在管理者決策時還是無法判斷本次採購價格是高是低。

可見，採購工作過程管理的改進和採購信息的收集是相互影響的，要改進採購管理還是要及早，想把資料先存下來等有條件了再談改進，往往是到了想起改進採購管理的時候，相關的信息缺失就已經很嚴重了。