協同辦公OA系統使用管理規定

集團OA系統內容包括協同辦公、流程管理、公文管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會議管理、個人日程、個人設置、辦公助手、常用資料等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規範管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。

　　第一章 總 則

第一條 為加強集團協同辦公平台系統(以下簡稱集團OA系統)管理(地址：)，保證其高效、安全運行，充分發揮OA系統的作用，結合工作實際情況，特制定本規定。

第二條 集團OA系統內容包括協同辦公、流程管理、公文管理、規章制度、文檔管理、新聞管理、會議管理、個人日程、個人設置、辦公助手、常用資料等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規範管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。自2016年5月1日起系統投入正式運行，所有非涉密的一般文件除印發少量紙質文件存檔或對外使用外，均以電子文件形式流轉。涉密和不便通過系統流轉的公文，仍按線下紙質文件流轉規定辦理。

第三條 本辦法適用於使用集團OA系統的集團總部各部門及下屬各成員企業。

　　第二章 管理機構

第四條 集團信息管理部負責集團OA系統的規劃、推廣和系統日常運維管理，主要職責為:

(一)負責系統用户賬號、用户權限、功能開發、系統配置等運維管理工作。

(二)徵詢各使用單位意見和建議，組織解決各使用單位在使用過程中出現的各類新需求、新問題，持續對系統功能進行優化升級。

(三)負責對系統用户進行培訓指導和支持服務。

(四)其他技術支持工作。

第五條 集團OA系統的員工賬户、組織架構和職級關係等信息由集團OA系統與eHR系統共同負責，相關信息以集團eHR系統為依據，由集團公司和各成員企業人力資源部門負責及時維護集團eHR系統，確保相關信息正確無誤。集團eHR系統每天晚上自動將當天入職、離職、異動等信息傳遞到集團OA系統，並根據在eHR系統錄入的相關信息，在集團OA系統中自動生成或註銷用户賬號。集團eHR系統的主要職責為：

(一)負責及時完成eHR系統上的入職、離職、異動信息錄入。

(二)集團OA系統與eHR系統信息對接的其他相關工作。包括：部門名稱、部門負責人、崗位信息、崗位上下級關係、員工姓名、手機、郵件地址、AD用户名等。

第六條 集團公共事務與品牌部負責集團OA系統“遠大新聞“和”遠大快訊“模塊信息的發佈管理，主要職責為：

(一)遠大新聞發佈：按照集團相關管理規定，及時發佈集團內部新聞。

(二)遠大快訊發佈：按照集團相關管理規定，及時發佈集團內部快訊。

第七條 集團管理審計委員會負責集團OA系統規章制度的發佈管理，主要職責為：

(一)集團本部適應制度發佈：按照集團相關管理規定，及時發佈集團本部相關制度文件。

(二)成員企業適應制度發佈：按照集團相關管理規定，及時發佈成員企業管理相關制度文件。

　　第三章 使用單位

第八條 集團OA系統使用單位為集團總部各部門及下屬各成員企業。

第九條 各成員企業應確定一名系統管理員負責集團OA系統在本企業的應用推廣和日常使用管理，及時向集團總部反饋系統應用問題和相關需求，並指導本企業用户正確使用集團OA系統。

第十條 使用單位需變更系統中相關流程的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“審批流程變更申請”。

第十一條 使用單位需變更系統中現有賬號權限的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“用户賬户權限變更申請”。

第十二條 使用單位需提交系統問題或BUG的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“系統問題反饋表”。

第十三條 使用單位需提交系統新需求的，請及時在OA系統中向集團信息管理部提交“新增業務需求申請”。

　　第四章 使用人員

第十四條 從事本系統運行、維護、管理的工作人員，應具備良好的服務意識和相應的專業技術水平，遵守集團信息安全管理規定，妥善保管系統管理員的用户名和密碼，盡職盡責，保證工作質量，維護集團OA系統信息安全。

第十五條 系統使用人員應自覺遵守系統運行的規章制度和信息安全管理規定,按本規定第七章要求妥善保管個人賬號和系統登錄密碼，熟練掌握集團OA系統的操作方法，按照工作權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。

第十六條 為保證各類電子文件的及時收發，系統使用人員原則上應該全天在線，特殊情況下應保證至少每天上下午各登陸兩次OA系統，接收各類文件，處理待辦事項。使用人員如因出差或出差時間較長而無法處理待辦事項的，應指定授權的代辦人進行相關操作。具體業務規則參照本規定第五章和第六章的要求。

　　第五章 電子公文

第十七條 在系統中流轉的'電子公文，其文種、格式、內容等的審核把關由發文單位和集團行政辦公室負責。

第十八條 公文帶有不方便進行電子化處理的附件(如物品等)的，可按紙質公文交換的方式進行交換。公文正文仍以電子公文形式交換。

第十九條 電子公文的制發由電子公文製作、提交、審批、發佈等環節組成，由跨部門多個工作人員完成。

第二十條 提交電子公文時，應選擇公文的主送、抄送單位，並設置允許閲讀、打印的權限。

第二十一條 系統完成公文審批操作的時間為電子公文的發佈時間。

第二十二條 使用單位應按時接收、查閲電子公文。

第二十三條 打印後的電子公文相當於紙質公文複印件，參照紙質公文的管理辦法處理。

　　第六章 其他業務管理規則

第二十四條 日常辦公

(一)員工休假：員工請休病假、事假、年假等，須經集團OA系統填寫請假單，提交領導審核。

(二)會議管理：會議的召開由會議發起人在OA上提前進行會議室預約。

(三)通知公告管理：OA系統的公告管理已經按權限下放到各職能部門管理，由各職能管理部門按照管理規定統一實行內部負責制管理。

(四)其他事項呈報和工作流管理：各單位需要呈報工作事項，須按事項類別正確選取相應的流程表單模板，在集團OA系統中提交審批。

第二十五條 使用單位應保證通過集團OA系統發佈、流轉的信息和文件的內容完整準確，並對所發佈的內容負責。

第二十六條 系統各級使用人員應保證OA系統辦公業務的響應時間，及時登錄系統獲取辦公信息，處理相關業務。網上公文及工作流審批涉及到的工作人員，除特殊情況外，其處理時間原則上不超過1個工作日。如有出差、請假、培訓等特殊原因離開時，須通過代理設置功能委託相關人員代為辦理，或者通過手機等移動客户端辦公，不得延誤流程的審批。

　　第七章 安全保障

第二十七條 集團OA系統使用人員應嚴格遵守集團信息安全管理規定，所有用户須對自己賬號和密碼的安全負責，應妥善保管個人用户賬號和系統登錄密碼。

(一)所有OA系統用户應在登陸OA系統的第一時間修改默認初始密碼，密碼規則為6位以上(含6位)英文字符與阿拉伯數字的組合。

(二)系統使用人員應妥善保管個人用户賬號和系統登錄密碼，並定期更改系統登錄密碼。用户賬號和系統登錄密碼不得隨意泄漏給無關人員。除集團總裁批准的特殊崗位外，其他任何人不得使用別人的賬號和密碼進行系統操作處理。

(三)使用人員若密碼丟失，應及時與集團OA系統管理員取得聯繫，由系統管理員恢復系統默認初始密碼，隨後用户應及時登錄系統按上述密碼規則修改正式密碼。

第二十八條 OA系統中的所有用户應按規定的權限閲讀和使用系統提供的信息。不得盜用他人用户賬號，不得干擾其他用户，不得篡改和破壞系統信息。

第二十九條 未經同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統中的內容，更不允許公司無關人員及外部人員下載集團OA信息。

第三十條 聯入系統的計算機，應安裝殺毒軟件。使用外來移動數據盤應檢測，以防病毒入侵。

第三十一條 使用單位應定期檢查、維護計算機網絡，發現問題應及時排除，無法排除的，應立即與集團信息管理部聯繫，確保系統正常運行，不得亂設、私設系統的使用人員。

第三十二條 使用系統時，所有涉密信息不得在該系統內發佈，也不得存儲在與該系統相連的計算機中。

第三十三條 使用單位應加強計算機及網絡安全保密知識教育，遵守集團保密紀律與保密規定。

第三十四條 系統出現異常，造成數據存儲不完整、軟件故障、數據丟失，影響系統完整運行的，因技術因素導致系統不能正常工作的，使用單位應及時向集團信息管理部反饋。

第三十五條 信息傳輸工作應嚴格執行各項管理制度，遵循統一的技術規範。接收的信息，應按照時限要求辦理，發送的重要信息應先經本單位負責人審批。

第三十六條 使用人員應嚴格執行有關操作規程。對不遵守規程、影響信息傳輸工作正常運行的網絡成員單位，予以通報批評，造成事故的，應追究有關人員和相關領導的責任。

第三十七條 密級文件不得進入系統，按照現有公文線下流轉方式處理，電子文件嚴格按發文範圍發送，發文範圍的審批仍按集團公文管理有關規定執行。

　　第八章 應急處理

第三十八條 系統出現故障，導致電子公文與信息無法在系統中進行正常交換的，應及時通知集團信息管理部。由集團信息管理部儘快組織有關單位查明原因，排除故障，並在24小時內做出響應。

若24小時內仍未排除故障，造成系統不能正常運行的，由集團信息管理部提出應急處理辦法，同時報告集團相關領導，並通知使用單位，保障公文與信息交換工作的正常運行。

第三十九條 各單位在系統使用中遇到問題，應及時向集團信息管理部反饋，集團信息管理部應及時組織技術人員處理。