文秘准备签字仪式的要点

导语：交接仪式是企业业务的重要环节。下面是文秘准备签字仪式的要点，欢迎参考!

1.签字的准备工作

⑴布置好签字厅

要庄重、整洁、清静。

室内应满铺地毯，正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢布。

签字桌应横放于室内，在其后可摆放适量的座椅。

签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签字人就座。

签署多边性合同时，可以仅放一张座椅，供各方签字人签字时轮流就座。

也可以人每位签字人提供座椅。签字人就座时，一般应面对正门。

⑵在签字桌上，循例应事先安放好侍签的合同文本以及签字笔、吸墨器等签字时所用的文具。

⑶与外商签署涉处商务合同时，还需在签字桌上插放有关各方的国旗。

插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗需插放在该方签字人座椅的正前方。

2.签字时的座次安排

⑴签署双边性合同

应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。

双方各自的助签人，应分别站立于己方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。

双方其他随员，可以按照一定顺序在己方签字人的正对面就座。也可依照职位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行，站立于己方签字人的身后。

当一行站不完时，可按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行三行或四行。

原则上，双方随员人数，应大体上相当。

⑵签署多边性合同

一般仅设一个签字椅。

各方签字时，须依照有关各方事先同意的`先后顺序依次上前。

助签人应随之一同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧。

有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。

3.对待签合同文本的要求

⑴依照商界的习惯，在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本。

应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的的定稿、校对、印刷与装订。

按常规，应为在合同上正式签字的有关各方，均有供一份待签的合同文本。必要时，还可再向各方提供一份副本。

⑵签署涉处商务合同

按照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言。

此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言。

⑶待签的合同文本

应以精美的白纸印制而成，按大八开的规格装订成册，并以高档质料如真皮、金属、软木等作为封面。

4.签约的程序

签字仪式的正式程序一共分为四项，它们分别是：

⑴签字仪式的正式开始

有关各主要人员时入签字厅，在既定的位次上各就各位。

⑵签字人正式签署合同文本

通常的做法是，首先签署己方保存的合同文本，接着再签署他方保存的合同文本。

商务活动规定：每个签字人在签署己方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。因些，每个签字人均应首先签署己方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法，在礼仪上自负盈亏为“轮换制”。它的含义是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次，以显示机会均等，各方平等。

⑶签字人正式交换已经有关各方正式签署的合同文本

此时，各方签字人应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用过的签字笔，以示纪念。

全场人员应鼓掌表示祝贺。

⑷共饮香槟酒互相道贺。

交换已签的合同文本后，有关人员，尤其是签字人当场干一杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。

在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方面进行公证，此后才正式生效。