采购部工作流程

引导语：仓库的每种存仓物品，均应设定合理的最低库存保障线，在存量接近或低于最低库存保障时，即需要补充货仓里的存货，下面是yjbys小编为你带来的采购部工作流程，希望对大家有所帮助。

　　第一章 货品采购

　　一、 采购进货流程

1、对品种及供应商进行初步洽谈。

2、确定进货品种及供应商。

3、向供货商索取相关资质文件，转交质管部审核。

4、协助质管部对供应商的业务员进行合法资格的审查。

5、采购合同签订。

(1)确定采购进货明细，包括进货品种及数量，采购计划报出后的到货时间;

(2)确定相应的优惠政策;

(3)确认结款方式及带票与否;

①带票月结

②带票现款

③带票实销实结

(财务打款转账的及时性)

6、做出计划，通知发货并跟进到货情况。

采购已经上报的计划需保存，留做入库依据。

　　二、采购进货分类

　　1、常规商品进货

保证日常销售采购的商品，对于这类商品的采购流程规范如下：

(1)低于库存下限品种的收集途径：

① 采购部自查

② 门店断货品种报采购

③ 配送中心断货报采购部

(2)采购品种的筛选，结合日常门店总销售量，进行采购货品的确定。

(3)采购人员通过电话联系或者其他方式直接与厂家订货。

(4)采购过程中如遇特殊情况需通知门店断货原因。

　　2、新品采购

新品采购包括：替代品采购、顾客订购品种采购及常规新品采购三大类。

(1)替代品的采购，功效类似、比现有销售商品有优势的商品采购。 替换商品产生的原因如下：

①格过高，货比三家，处于劣势。

②厂家新品替代老化品种。

③毛利低，市场淘汰。

(2)顾客订购品种的采购，顾客必须在门店交订金，采购部专门为其采购的品种。

①采购确定到货时间，超过约定时间导致门店不能销售的由采购负责。(特殊情况除外)

②这类商品采购数量极少，专订专销，采购做好登记，到货入库后及时送至订货门店。

③这类商品不得退货，到货后两个月内未售出由店长负责

(3)常规新品的引进，是为满足公司发展的需要引进的新品。

①结合本公司实际情况，对现有品类进行规划，确定新品引进。

②门店部及采购部每周一次对当地市场进行了解。

　　第二章 到货入库跟进

　　一、落实到货情况

1、查当日到货入库记录

(1)核对到货的准确性，指所到品种与采购计划的一致性。若厂家发了未计划货品，退单处理。

(2)核对到货入库正确性，包括厂家、带票与否及结款方式等;

(3)仓储部收到货后严格按照要求验收，差异必须在到货的第二个工作日内准确上报采购部。

2、审核当日入库人员登记的：新品本、涨价本及效期本。

(1)查看到货新品，跟进新品到货情况。

①门店定购新品，到货入库后，及时通知开单员配至门店;

②常规新品采购，入库后，在最短时间内(最迟不超过入库后第三天)铺货至门店销售并跟进。

③按照要求对新品的.零售价、毛利属性进行核定;

(2)查看货品涨价情况

①了解核对厂家(供应商)通知涨价与实际到货价是否一致

②核查计划时答应给的返点及赠品是否一致;

(3)查看效期本情况

配合配送中心把握好效期商品流入库中，当天内与厂家联系，做出退货或者承诺换货处理;

　　二、追踪未到商品

1、厂家不再生产或销售商品的追踪

(1)拓宽渠道，从其他厂家进货;

(2)考虑功效相似替代品的进货;

2、厂家有货但未发商品追踪

(1)当天与厂家联系，询问未发货原因。

①暂时断货不能发货的，及时追踪，最短时间内保证商品到库;

②提价而暂不发货的，与厂家谈协议，争取最后一批不涨价货品;

(2)考虑一个品种多渠道进货。

①货比三家，选取最低价进货;

②充分保证货源。

　　三、关注销售过程，积极争取厂家资源，做商品促销活动。

　　第三章 业务洽谈

　　一、厂家合作协议的签订

1、合作协议的分类：

(1)年度协议：

①双方约定进货量、返点;

②指定供货渠道：保证货源及价格统一。

(2)临时协议：短期的促销奖励

2、合作协议包括的主要内容：参照采购合同。

3、对于长期合作的厂家，应在原有合作的基础上，为公司争取最大优惠政策。

(1)精减供货商的数量，加大深度合作;

(2)把握最佳进货时机，结合公司销量，争取最大优惠政策。

　　二、返点的管理

1、协议好的返点严格做好登记。

2、依据签订的合作协议在规定时间内追踪厂家返点;

(1)确定返点金额，确定兑换返点金额商品;

(2)确定返点商品到货时间;

3、返点商品到货入库

(1)返点商品的入库按照“不带票”“月结”开单，且入库单价金额为0，并在备注注明“XX月份返点”，便于核查;

(2)返点商品要求配送入库时在《涨价本》上做详细登记，注明返点商品名称及数量;

(3)采购审核《涨价本》后，对返点商品做采购退补价、勾账，系统里恢复进货金额。

①退补后的价格是采购下次计划价格参考

②退补后的价格是开单入库价格参考。

(4)现金返点，采购做好登记，做进系统，由返点方直接上交财务部，财务部收款后开据收据，进行勾账。

4、对于不按时按量返点的厂家，依据《合作协议》条款作出相应的处理。

　　三、新业务到访：

新品：有意向品种按进货流程进货。

　　四、老业务到访：

(1)流向查询;

(2)查询进销存;

(3)临时促销;

要求厂商提前做好方案，与门店部负责人沟通。

(4)配合厂家统一调整商品零售价;

①厂家必须提供统一的调价函

②下发通知由门店部具体落实后反馈价格，再进行调整。

(5)效期及不动销退换货跟进

　　第四章 退货及维修

一、公司统一要求效期、质量问题的退货

1、退货通知内容。

①通知退货的对象(门店、门店经理和开单退货);

②退货商品明细;

③商品有批号效期的限制

④退货时间段;

2、通知途径。

①腾讯通;

② 手机短信的方式(腾讯通断网时)。

3、退货要求：

①退货通知统一由采购部在每个周二、周四十二点前下发到有关部门。

②采购部在发退货通知时，门店必须在规定的时间内严格按照退货要求完成退货;

④退货打单员收到退货后，在供应商要求的退货时间内完成，并反馈采购部。

　　二、门店及仓库自查，发现效期及质量问题的商品，上报采购部，采购部确认可以处理的，整理下发退货通知。

　　三、配送中心验收时拒收商品退货

1、破损，批号效期不明商品退货：

2、资质不全，不合格商品退货;

3、近效期商品退货，效期已超过半的商品拒绝收货;

　　四、返修商品处理

1、门店发现有质量问题及顾客返回的商品，先报采购部确认处理方式;

2、门店凭采购部提供的处理方式退回配送中心;

3、配送中心收到商品进行登记;

4、退货开单员在《维修记录本》登记，由采购确认签字，发回厂家维修;

5、维修返回后由退货开单员返回门店。