完善消防档案管理工作

一、消防档案建设与管理的重要性

档案是人类社会活动直接形成的真实历史记录，对人们研究历史、认识社会、指导工作都具有凭证和参考作用，它具有不可忽视的社会价值和作用。目前，消防部队的档案资料建设任务相当繁重，因为消防工作涉及面广，量大，包括灭火救援、部队管理、消防监督、消防宣传等方面的工作，每一项工作都是非常繁锁，由于任务重、工作量大，加上有的单位管理不善，方法不当，使得消防部队在档案资料建设方面存在很多问题。俗话说：“档案是我党的珍贵财福”，档案建设好了，对于促进单位工作有着重要的作用，提高单位工作效益，理顺单位工作思路也颇有益处。

二、消防档案建设与管理存在的问题

(一)档案管理意识淡保一是思想认识模糊。没有将档案管理摆到事关部队全面建设的基础性工作的战略高度上予以必要的重视，存在着“重工作落实、轻档案管理”和“档案归档案，工作归工作”的两张皮倾向，不知道为什么要开展档案管理工作和怎样开展档案管理。二是对档案工作的重要性认识不够。还没有真正认识到档案工作在信息化时代的实用价值，认为档案管理工作只是收集过时的文件材料，投入人力、物力、财力去管理，也出不了政绩，根本是得不偿失，导致了档案管理工作大多数成了为应付上级检查而“做秀”的工作。

(二)档案管理力量薄弱。一是档案队伍不够专业化。很多消防大队没有专职的档案员，档案管理工作大多是由大队业务参谋或者文职雇员兼任，他们很难全身心地投入档案管理工作，影响了工作效能。二是管理质量不够高。档案管理是一项专业与经验相结合的工作，即需要一定的专业知识，也离不开实践积累。由于部队的特殊性质，人员流动性大，档案管理人员相对不够稳定，有时档案员刚刚学会立卷归档的基本知识，就被调整岗位，新接手的同志又要从零开始。导致一部分的档案员想做好这项工作，却又是心有余而力不足，档案管理质量很难得到提升。

(三)档案管理手段落后。当前有的大队档案管理工作模式还比较落后，主要靠人以手工管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多数仍然是使用传统的手工操作，计算机等现代化管理手段运用水平比较低，查找速度慢，使用效率低，不仅影响了档案管理质量，也不能满足档案管理、利用的.要求。

(四)档案管理内容不完整。有的单位只注重文书档案的收集，忽视声像、实物档案的收集、整理、立卷、归档，影响了档案的系统性和完整性。部分同志为方便工作，将相关档案材料自行保管，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料无法及时归档，有的甚至损毁、丢失。

(五)档案管理分类不详细。有的单位没有单独的档案柜，所有的档案文书都放在内勤人员的抽屉里面，包括现场检查笔录，责令限期整改通知书，复查意见书，重大火灾隐患整改通知书，建筑审核意见书，建筑工程验收意见书，重点单位消防档案，火灾事故档案等，加上有的内勤人员懒惰，不及时地将这些档案资料归档装卷，也不知道如何分类、如何编号、如何装订等，如果遇到年终再进行统一的装订，使得一些档案资料被误编，将行政处罚档案整理为消防安全管理档案，将消防安全重点单位档案整理为火灾事故档案等。

三、解决以上问题的几点建议

(一)加大档案资料的投入，由专人负责消防档案资料的建设。单位应该设立专门的档案室，购买质量好、样式好、数量足的档案柜，要分类齐全，分别放置。目前在消防部队存在着警力严重不足的现象，如何解决这种矛盾呢?可以采取如下两种措施：首先，可以聘请地方专门从事档案工作的人员来进行档案资料的管理，在选择人员时应该择优选取，选择比较优秀、工作责任心强、心细、文字功底强的人员来从事档案工作;其次，目前每年各地都要从地方大学里招收一批大学生，在招收的时候，可以招中文系或者档案管理等相关专业的人员从事档案工作。在一些大单位，包括支队机关和工作量较大的单位，一个人不够可以聘请两个或者多个人员从事档案工作，对于档案人员较多的单位要健全组织、完善机制、分工负责，由专人负责档案资料的填写，由专人负责档案的制作，由专人负责档案资料的审核，由专人负责档案资料的整理装订。

(二)提高档案人员的业务素质，进行专门的业务培训。对于档案人员不光应有良好的工作作风、思想素质，而且还应有较高的业务素质，因此要定期地组织人员进行业务培训，在培训过程中应向他们讲授消防档案的分类和装订顺序。

(三)实行奖惩分明，建立奖惩机制。要层层制订详细的奖惩措施，并将消防档案纳入消防监督工作考核的范围，并制定考评标准，保证消防监督管理工作的落实;在消防档案管理工作中，对档案的建立、归档、管理和提供使用等工作作出显著成绩的，单位应该给予表彰奖励;在消防档案管理工作中，由于没有落实管理制度和措施，造成档案破损、丢失和其他影响档案管理、使用的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分，构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

(四)及时归档更新。行政处罚卷在结案后，要及时地将其装订成册，按照装订顺序编号。对于消防安全管理档案、火灾事故调查卷、建筑审核卷、举报投诉卷都要按照规定和顺序进行装订。对于消防安全重点单位档案，由于每年单位的法定代表人及消防安全管理人和规章制度都要发生变化，因此我们一定要根据变化及时地进行更新，以便让单位领导和其他人员知道变化，并有针对性地开展工作。

(五)文书档案管理和电子管理并存。一份文书档案如何能够长期的保存?当前科技日益发展，特别是电子科技，象电脑软件、U盘、办公操作系统等，这些都为档案资料的建立和完善提供了很好的方法，并且通过这些电子处理可以长期保存，档案资料不易丢失。因此，我们也应采取电子管理，每个单位可以装订消防管理系统及其他方面的消防办公软件，使得消防档案更加完善。